«Не бойтесь делать шаги навстречу должникам» — как избежать проблемной дебиторской задолженности

В первой части материала, посвященного проблемам дебиторской задолженности, Наталия Гуринович, основатель проекта в сфере корпоративных финансов «CFOs Territory» рассказала о внутренних «ловушках» бизнеса, из-за которых дебиторка по-прежнему в топе актуальных вопросов белорусских компаний, и начала рассказывать о шагах на пути решения проблемы. Продолжаем описывать эти шаги.

Шаг 3. Подключение третьих сторон к сделке

- Речь про страхование долга, факторинг, лизинг, финансирование цепочек поставок, целевое финансирование банками, аккредитивы, гарантии, ЭКА - экспортно-кредитные агентства и т.д.

Данный шаг многие компании недооценивают, хотя это реальная возможность разделить кредитные риски или передать их третьей, более квалифицированной стороне. Его необходимо провести до ценообразования и заключения сделки, поскольку включение стоимости (процентов, комиссий, вознаграждения, дисконта) услуг третьей стороны могут быть реализованы следующими способами:

• Полностью за счет поставщика
• Полностью за счет покупателя
• Равномерно на обе стороны
• В договорной пропорции между сторонами

На мой взгляд, на внутреннем рынке Беларуси финансовые продукты используются компаниями не очень активно. Возможные причины:

1. Нежелание обеих сторон переплачивать посредникам за минимизацию рисков.

2. Страховые компании не предлагают на внутреннем рынке продукты по страхованию дебиторской задолженности (если это не так - буду очень признательна за информацию, но мне ее найти на сайтах страховщиков не удалось).

3. Нежелание клиента вовлекать третью сторону, особенно банк, поскольку для должника это может привести к негативной кредитной истории и более жесткому взысканию.

4. Банки готовы факторить финансово благополучных клиентов, но на белорусском рынке крайне мало предложений безрегрессного факторинга (полная передача факторинговой компании рисков, связанных с дебиторской задолженностью клиента). Банками декларируется такая возможность, но в итоге они отказываются, как только вникнут в цифры проблемного должника.

5. Недостаточная информированность рынка о возможностях финансирования и специальных программах.

6. Отсутствие у должников залога для оформления гарантий и финансирования.

7. Низкая активность реального сектора по запросу финансовых продуктов у банков.

Считаю крайне важным, чтобы именно продавцы были лучше своих покупателей осведомлены о всех возможностях профинансировать сделку с помощью третьей стороны.

Вместо того, чтобы давать длительную отсрочку покупателю, лучше подобрать для него варианты финансирования и помочь с оформлением необходимых документов.

Шаг 4. Ценообразование с учетом различных факторов

Под такими факторами я подразумеваю: рейтинг клиента, использование третьих сторон в сделке (финансирование, гарантия, страхование), выставление счетов, формирование резервов по сомнительным долгам.

Если вы привлекаете третью сторону при факторинге или оформлении гарантии, то должны договориться с клиентом о справедливом разделение затрат. Очень часто расходы несет только инициатор, т.е. поставщик. Покупатель несет расходы полностью в том случае, если сам привлекает целевое финансирование, и то может поставить вопрос о предоставлении скидки, компенсирующей уплаченные банку проценты и комиссии.

Деньги имеют стоимость во времени, поэтому любая отсрочка в идеале должна быть платной для клиента. Причем со стоимостью выше, чем у банков.

Можно предусмотреть льготные периоды (от 5 до 20 дней), когда отсрочка может быть бесплатной. Предлагайте клиентам скидки и бонусы для стимулирования предоплаты.

Мне часто приходится слышать от оппонентов: бесплатная отсрочка 60-90 дней - это сейчас норма, поскольку жесткая конкуренция, и ваш товар с удорожанием никто не возьмет! Тогда ваши конкуренты имеют возможность сэкономить в другом месте или за чужой счет, чудес на свете не бывает. Но кто-то все равно платит «за банкет». В любом случае, результат сделки и доходность каждого клиента должны определяться с учетом стоимости денег во времени.

Если вы работаете с рисковым сектором клиентов или отраслью и считаете свою задолженность потенциально сомнительной, целесообразно сразу создавать резервы на покрытие возможных убытков от списания будущих долгов, признанных безнадежными. Вы сами устанавливаете порядок начисления резервов:

• По каждому отдельному дебитору
• По группе дебиторов - ранжирование по срокам просрочки
• По всей дебиторской задолженности, используя усредненный коэффициент сомнительного долга в процентном отношении к выручке

С 1 января 2012 вступила в силу Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденная постановлением Министерства финансов от 30 сентября 2011 г. N 102 (далее - Инструкция N 102), главой 6 которой регулируется бухгалтерский учет резервов по сомнительным долгам.

Согласно ей, сомнительным долгом признается дебиторская задолженность, возникшая в результате реализации продукции, товаров, выполнения работ, оказания услуг, которая не погашена в срок, установленный договором или законодательством (если срок не установлен - в течение 12 месяцев с даты возникновения дебиторской задолженности), и не обеспечена соответствующими гарантиями (п. 42).

Формирование резерва по сомнительным долгам связано с применением одного из принципов бухгалтерского учета, закрепленного в международных стандартах бухгалтерского учета, - принципа осмотрительности (стандарт МСФО (IAS) 37 «Резервы, условные обязательства и условные активы» и МСФО (IAS) 36 «Обесценение активов»).

Я также хочу обратить внимание на 2 момента, которые редко упоминаются как факторы, замедляющие сбор дебиторской задолженности:

1. Скорость выставления счетов на оплату. Я знаю очень крупные международные компании, которые не получали деньги от торговых сетей вовремя по причине огромного потока документов - они не успевали к нужной дате обрабатывать их и выставлять счета. Внедрение системы электронного документооборота между покупателем и поставщиком решает эту проблему, кроме того, помогает существенно удешевить факторинг.

Здесь еще хочу отметить - не думайте, что бухгалтер вашего покупателя/клиента будет рьяно отслеживать дату вашего платежа. Есть вероятность, что у нее в учете отражена общая сумма долга, без разбивки по датам и суммам накладных. Кроме того, некоторые компании практикуют платежи маленькими, круглыми суммами, что может запутать ваши взаиморасчеты. К сожалению, не все компании автоматизируют контроль кредиторской и дебиторской задолженности, используют метод FIFO (платежи погашают наиболее старые по сроку долги). Поэтому выставление отдельного счета на оплату, акты сверки в разрезе поставок или иное заблаговременное напоминание решают проблему «забывчивости» бухгалтеров вашего партнера.

2. Рекламации. Если вы очень долго решаете проблемы с рекламациями, то клиент со спокойной совестью не платит, аргументируя: «сначала замените брак или компенсируйте недостачу». Причем обе стороны могут иметь из-за расхождений (не проведен акт приемки у продавца или покупатель не оприходовал брак) разное сальдо взаиморасчетов. Решайте проблемы с рекламациями клиентов и делайте акты сверок!

Шаг 5. Создание системы заблаговременного напоминания и быстрого реагирования на просрочку

1. Напоминать клиенту о просрочке необходимо до момента ее наступления.

За 1-3 дня необходимо перезвонить клиенту и убедиться, что он помнит про долг (сумму, дату).

Доброжелательно, ненавязчиво, в конце разговора «между прочим». Клиент поймет, что «никто не забыт и ничто не забыто». Как правило, данную процедуру осуществляют менеджеры по продажам. С этого должен начинаться их рабочий день.

2. Просрочка 1 день.

Это уже сигнал. Если вы предупредили клиента (не игнорировали предыдущий этап и получили заверение, что оплата пройдет вовремя), то:

• У клиента возникли технические проблемы с платежом (заболела вся бухгалтерия вместе с финотделом, нет интернета и т.п.)
• Клиент все-таки забыл
• Клиент не может или не хочет платить (ваш долг пока не в приоритете)

Второе, что должны делать менеджеры утром (после напоминания), - звонить должникам, уже вышедшим на просрочку для выяснения причин.

Обычно на «мягкое» урегулирование долгов дается от 3 до 7 дней (зависит от политики компании). Это время считается достаточным, чтобы клиент исполнил свои обязательства перед вашей компанией.

После получения оплаты, следует обязательно поблагодарить клиента.

3. Просрочка более 5-7 дней. Варианты реагирования:

• Автоматически в базе формируется претензия к клиенту с требованием оплатить долг (следует стремиться к автоматизации процесса, чтобы не привлекать в штат компании отдельно выделенного юриста на досудебное взыскание)
• Требование гарантийного письма с уплатой процентов (приложить допсоглашение с расчетом процентов и пени)
• Остановка отгрузок - «стоп-листы»
• Выход в переговорах на лиц, принимающих решения об оплате (руководители, финансисты)

4 . Оплата продолжает игнорироваться, как и ваши письменные претензии.

Не ждите! Начинайте этап юридического жесткого взыскания.

Это может быть ускоренное взыскание через нотариат, использования порядка приказного производства, заявление на взыскание долга через ИМНС и ФСЗН.

Некоторые клиенты хорошо «ускоряются» в случае подачи иска в суд. Для них это уже серьезный сигнал, причем они даже не обижаются и продолжают работать с вами дальше.

Вот как работают различные методы с добросовестными и недобросовестными дебиторами:

Шаг 6. «Заточи пилу», или постоянный пересмотр процесса с целью корректировки и улучшения

Если любую систему не поддерживать и не улучшать, она рано или поздно деградирует. Поэтому не стоит радовать «что у нас все и так работает», жизнь не стоит на месте. Поэтому:

1. Регулярно корректируйте вашу стратегическую бизнес-модель, кредитную политику, проверяйте, какие подходы не сработали, что можно оптимизировать и т.д.

2. Инвестируйте ресурсы в автоматизацию кредитного менеджмента (удобные и детализированные отчеты, автоматические напоминания, уведомления, претензии, подбор первичных документов, взаиморасчеты и пр.) Это 100% окупается за 1-2 месяца.

3. Объединяйтесь с единомышленниками, у которых аналогичные проблемы с дебиторской задолженностью (или аналогичные должники), обсуждайте с ними новые идеи, перенимайте их лучший опыт, формируйте цивилизованные требования к дебиторам-«монстрам», ищите доступ к источникам финансовой информации. Если вы не нашли такие площадки или ассоциации, создавайте их сами.

Не бойтесь быть открытыми, делайте первый шаг для понимания ваших общих с дебиторами и конкурентами проблем.

4. Регулярно общайтесь с финансовыми партнерами, формулируйте четко свои пожелания по продуктам для финансирования ваших дебиторов.

5. Обучайте ваших сотрудников навыкам конструктивных переговоров, отправляйте их на тематические форумы и мероприятия, где на одной площадке возможен диалог заинтересованных партнеров.

Наталия Гуринович Руководитель Клуба финансовых директоров CFOs Territory С 1998 по ноябрь 2014 финансовый директор и член совета директоров ГК «Белагро» (торговля запасными частями и сельскохозяйственной техникой, сервис, логистика на 4 рынках: Беларусь, Россия, Украина и Казахстан). Организатор практикума «Как снизить уровень дебиторской задолженности на 50%»