Менеджмент
1 августа 2016Как сделать, чтобы вместо «обязаловки» собрания в компании работали на результат
Во многих компаниях собрания проводятся от случая к случаю. Участники к ним не готовятся, а организатор часто не может структурировать обсуждение. Поэтому собрания часто проходят неэффективно, персонал старается их избежать, нужные решения не принимаются. Между тем, правильно организованные собрания - действенный инструмент, которые помогает решать текущие задачи. Как повысить эффективность собраний, рассказывает Евгений Курганский, эксперт в бизнес-консультировании в международной компании Civitta, бизнес-тренер в компании WellConsult.
- C помощью собраний можно поддерживать связи внутри компании, ставить цели сотрудникам, контролировать работу и мотивировать их.
Эффективное собрание позволяет:
- Оперативно решить текущие проблемы и мотивировать персонал на достижение запланированных показателей
- Собрать мнения и протестировать планируемые изменения
- Сформировать из коллектива команду, создать позитивную атмосферу в коллективе
Разберем каждый этап собрания подробно.
Подготовка к собранию
Для начала руководителю необходимо определиться, как часто будут проводиться собрания (наиболее эффективным считается регулярность, например, раз в день или раз в неделю) и какую ключевую цель они преследуют. Тогда все сотрудники привыкают и заранее готовят все несрочные вопросы к ближайшему собранию. Если собрания проводятся нерегулярно, то сотрудники и руководители стараются решать возникшие вопросы сразу же во время работы, зачастую отвлекаясь сами и отвлекая коллег.
Ведущий собрания, анализируя ключевые показатели накануне, готовит вопросы и цели сотрудникам на день/неделю:
1. Цель и регламент. Заранее определитесь, для чего вы проводите собрание. Цели должны быть построены по SMART.
Чтобы не тратить времени на подготовку к каждому собранию, сделайте один раз регламент и используйте его в дальнейшем. Пропишите в нем все важные аспекты: регулярность, время и место проведения, участники, повторяющиеся вопросы к собранию.
2. Горячая информация. Подумайте, что вы расскажете коллегам в самом начале собрания. Что нового случилось в компании, какие важные события произошли на рынке, у клиентов?
3. Итоги по ранее поставленным задачам.
4. Текущая ситуация с активностью. Подготовьте мини-отчет, с какими клиентами сейчас сотрудничает компания, чтобы сотрудники были в курсе текущих проектов.
5. Аналитика продаж, статус клиентов в разрезе приоритетов. Аналитика приоритетов: дебиторская задолженность, новые проекты, подписание документов, загрузка рабочего времени, помощь коллегам, новые контрагенты.
6. Аналитика трендов на рынке по каждому ключевому показателю.
7. Аналитика текущего выполнения всех KPI в разрезе каждой группы сотрудников/отдела.
8. Организационные вопросы (корпоративные мероприятия и пр.)
Также заранее для себя решите, какие вопросы стоит обсуждать со всеми сотрудниками, а какие лучше оговорить лично. Например, вот что необходимо обсудить лично с участниками собрания:
- Результаты персональной отчетности
- Текущее выполнение показателей
- Текущий статус по работе с клиентами
- Работа по приоритетам, установленным компанией
- Рекомендации на день/неделю по SMART
Сотрудники заблаговременно готовят аналитику по ключевым показателям в своей зоне ответственности. Это со временем должно войти в привычку, даже если в повестке эти вопросы не указываются.
Вот что можно учитывать каждому сотруднику перед собранием:
- Продажи с начала текущего периода
- Динамику изменения личных KPI, предложения по их улучшению
- Текущий статус работы по клиентам. Результативность звонков/визитов/встреч
- Проекты (статус, динамика, предложения)
- Индивидуальные задачи на период
- Изменения, которые произошли в отрасли
Собрание заканчивается планом действий, с обозначением сроков и персональной ответственности. Время проведения собрания не должно превышать 45-50 мин. При этом правила проведения собраний могут разительно отличаться в каждой из компаний.
Пример правил, которые позволяют решать большое количество вопросов в ограниченное время:
«Говорит только один»; «Слушать и слышать»; «Ближе к делу»; «Персональный интерес участников»; «Никто не работает за компьютером во время проведения собрания, все участвуют в собрании»; «Краткость и лаконичность высказываний»; «Фиксация всего сказанного».
Проведение собрания
Заранее сообщите коллегам, сколько времени займет собрание: когда оно начнется и когда закончится.
Задачи ведущего:
- Декларировать цель собрания
- Обозначить регламент, используя вопросы, определенные во время подготовки
- Напомнить о правилах проведения собрания
- Назначить сотрудника («фасилитатора»), который будет записывать все решения и по итогам собрания отправит протокол всем участникам собрания. Лучше всего, если эту роль каждый раз будут выполнять разные сотрудники.
Выступление одного сотрудника не должно занимать много времени (не более 2-3 минут).
Общая часть собрания чаще всего состоит из обсуждения информации и вопросов, которые ведущий продумал на этапе подготовки (горячая информация, результаты по ранее поставленным задачам, аналитика продаж и приоритетов, выполнение KPI и пр.).
В зависимости от специфики собрания и компании, общая часть может меняться. При этом очень важно обсудить, как были выполнены задачи, поставленные на прошлых собраниях.
Персональная часть собрания может включать пункты, обсуждение которых эффективно не для всей команды, а только части сотрудников:
- Аналитика выполнения личных KPI за месяц (например, в разрезе клиентских групп по каждой отрасли)
- Аналитика выполнения плана продаж за вчерашний день/неделю
- Выполнение персональных задач по количеству звонков, встречам с клиентами и пр.
- Проверка заполнения сотрудником карточки клиента в CRM
- Постановка SMART-целей по каждому KPI
- Обсуждение недоработок сотрудника
- Обсуждение поведения сотрудника в команде
Процедуру окончания собрания стоит продумать один раз и в дальнейшем завершать мероприятие по такому шаблону. Например, можно включить следующие пункты:
- Напоминание о работе с общими для всей команды вопросами/задачами
- Напоминания про правила заполнения отчетности
- Озвучка итоговых решений по результатам собрания, с указанием сроков, ответственных
Работа по итогам
После собрания руководитель, получив от фасилитатора итоги собрания, прорабатывает их.
В результате он:
- Принимает управленческие решения
- Разрабатывает кадровые решения
- Сводит всю информацию по отделу/команде и готовится к рабочей встрече со своим руководителем (если речь идет об итогах собрания внутри подразделения)
- Корректирует планы личного развития подчиненных
- Обозначает ключевые вопросы на следующее собрание
Несколько советов
В некоторых компаниях мы сталкивались со случаями полного непонимания целей собрания со стороны руководства. Например, полевые сотрудники работают в разных районах города, а офис компании находится за городом. И вот руководство собирает всех полевых сотрудников утром в офисе только ради того, чтобы посмотреть, проснулись они или нет.
Но, разумеется, собрание нужно проводить эффективно и с конкретными целями, а не каждый день переливать из пустого в порожнее одно и то же, тратя свое время и время сотрудников. Такое поведение не только неадекватно, но и экономически не выгодно.
А ведь если подсчитать, сколько стоит 1 час работы сотрудника при его средней зарплате, несложно понять, сколько компания тратит денег впустую из-за потерь времени на дорогу в офис и обратно.Большая редкость услышать от руководителя фразу: «Уважаемые сотрудники, ваше время дорогое, не приезжайте сегодня на собрание».
Как писал Питер Друкер, «Можно или работать, или проводить собрание, но не то и другое одновременно». Чтобы извлечь максимальную пользу из собрания, в котором вы участвуете, играйте в нем активную роль. Если остальные участники не проявляют особого энтузиазма, возьмите инициативу в свои руки.
Уважение к группе и ее времени начинается с уважения к себе и к своему личному времени. Подготовка к предстоящему собранию не отнимет много времени, зато сделает его намного более продуктивным.
Хотите мгновенно получать уведомления о новых материалах и событиях «Про бизнес.»? Подписывайтесь на наш канал в Telegram!
https://t.me/probusiness_io