7 советов, как не превратить внедрение KPI в профанацию

1. Готовность работать с полученными результатами

В настоящее время у белорусского бизнеса есть понимания важности оценки эффективности своих ежедневных бизнес-процессов, работы каждого из сотрудников, проводимых мероприятий. Оценка по KPI выявит и покажет руководителю узкие места в «общей картине». Однако зачастую руководители не умеют, не готовы работать с полученными результатами.

Полученная аналитика используется, прежде всего, для «нагоняя» ответственным вместо разработки плана по исправлению ситуации. Не внедряйте систему оценки по KPI, если вы не собираетесь системно и постоянно улучшать бизнес-процессы в компании и работать с дополнительной аналитической информацией.

2. Для контроля по «факту» надо иметь стратегический план развития бизнеса

Отсутствие целей у большинства компаний - это отсутствие «маркеров» развития. Оценка по KPI позволяет определить координаты «где мы» и указать маршрут «куда нам», что зачастую забывают инициаторы внедрения KPI. В итоге полученные результаты используются для оценки состояния «как мы» относительно состояния «как у всех», «как на рынке», «как в стране».

Не стоит ставить во главу угла оценку по KPI, если в компании отсутствует стратегическое планирование.

3. KPI не решит проблему отсутствия комплексной системы мотивации

Внедрение KPI без разработки комплексной системы мотивации сотрудников, одна из самых распространенных ошибок, создающая обратный эффект - демотивацию. Помимо прямой материальной мотивации в виде денежных доходов (процент от продаж, KPI, бонусы) в комплекс необходимо включить косвенную материальную мотивацию (различные мероприятия, компенсации и т.д.), а также нематериальную мотивацию (перспективы роста, отношения, рабочие условия, создание возможностей и прочее).

Оценка по KPI, предоставляющая необходимую аналитику, одна из некоторых составляющих материальной мотивации, которая позволит направить энергию сотрудников в нужное русло. Но не занимайтесь подменой понятий, не путайте комплексную мотивацию с оценкой по KPI, не пытайтесь заменить целое его частью.

4. Не стоит копировать KPI и оценивать работу по чужим планам

Бездумный бенчмаркинг не лучшее занятие. Однако нередко из разных источников делается выборка из «умных» и приглянувшихся KPI, получается по итогу «суповой набор», который впоследствии всей командой пытаются «натянуть» на план развития компании и сформировать на его основании шаблоны матриц эффективности.

В результате получается, что «суповой набор» в лучшем случае кое-как сопоставим с планами развития, в худшем - затрудняет их осуществление. Внедрение KPI подразумевает использование лишь тех показателей, которые отражают реальную ситуацию в компании и ее продвижения к поставленным стратегическим целям.

5. Понимать всю цепочку причинно-следственных связей

Невозможно влиять на показатели, с которыми не ведется работа и между которыми не выстроена причинно-следственная связь. Все должно быть взаимосвязано: средний чек ⇒ инструменты по работе с ним ⇒ набор дополнительных метрик ⇒ бизнес процессы ⇒ персонал.

Выбросив из этой цепочки звено - показатель станет неуправляемым. Поэтому при внедрении KPI важно уделять особое внимание декомпозиции и выстраиванию причинно-следственных связей между показателями для избежания проблем в будущем.

6. Отвечать можно за то, на что влияешь

При формировании матрицы эффективности (набор показателей для объекта управления) важно точно выбрать правильно рассчитанные показатели для последующей оценки. Это поможет избежать проблем с полной или частичной невозможностью ответственного влиять на результат. Поэтому при разработке матриц эффективности на основе KPI, надо понимать, что линейный руководитель не может отвечать за чистую прибыль компании, а продавец не может продать 100 зажигалок за месяц, если зажигалки «застряли» в пути и появятся на складе только к концу месяца.

Внимательное отношение к разработке матриц эффективности позволит в будущем избежать разнообразных проблем с внедрением KPI.

7. Избегайте классических ошибочных установок

Возложения чрезмерных надежд на KPI - все наши проблемы будут решены;

Недостаток терпения - не принесло результата за неделю/месяц/квартал;

Нет времени и желания собирать из разных источников и обрабатывать результаты;

Нет желания работать с результатами, развивать и улучшать бизнес-процессы;

Пропал азарт и «спустили на тормоза»;

Индивидуальное и коллективное торпедирование грядущих нововведений;

Попытка охватить все и сразу и др.

KPI - не волшебная палочка, которая все исправит и решит все проблемы, это очень обширный аналитический инструмент с которым надо много работать, который удобен в сочетании с концепцией сбалансированной системы показателей (ССП, англ. Balanced Scorecard, BSC).

Внедрение KPI на первоначальном этапе, как и любое другое фундаментальное изменение, - потребует очень много сил, времени и нервов. Но терпение и труд, как известно, все перетрут.