Личный опыт
18 июня 2021Сэкономить не удалось, зато „детский сад“ больше не нужен — вот чему пандемия научила компании
Стресс от вынужденного перехода на «удаленку», период привыкания к распределенной работе, решение о гибридном формате работы и… полноценное возвращение в офисы?
«Если сотрудник удаленно работает гораздо эффективнее, нет смысла его насильно в этот самый офис тащить». - Мы пообщались с российскими собственниками и топ-менеджерами из разных сфер. Узнали, сколько удалось сэкономить на «удаленке» и что предприниматели думают о возвращении персонала в офисное пространство.
«Удаленка» за год успела превратиться из нового и непривычного в будничное и мейнстримное. Сотрудники адаптировались и привыкли к онлайн-коммуникациям, а работодатели, отладив собственные процессы и оценив эффективность такого формата, не готовы делать шаг назад и отказываться от достижений.
Согласно масштабному исследованию удаленной работы CNews Analytics, «Инфосистемы Джет» и Citrix, большинство компаний активно планируют использовать полученный опыт в будущем - более половины респондентов предполагают в дальнейшем использовать удаленку и гибкий график посещения офиса.
Мы провели собственный опрос управленцев и узнали, как они относятся к перспективе возвращения в офисы. Самые интересные ответы - в материале.
Не сотрудники хуже работают, а их начальник не умеет руководить
Генеральный директор TTISI Россия
- Я бы категорически не возвращал сотрудников в офис после пандемии. Если вы не уволили сотрудника после «удаленки», это значит, что «детский сад» больше не нужен. То есть он может работать без присмотра, ради которого организуются офисы.
Годами я слышал от коллег-предпринимателей, что «сотрудники хуже работают дома, чем в офисе». Сегодня понимаю, что это не сотрудники хуже работают, а их начальник не умеет руководить в новой реальности.
Сегодня удаленный руководитель должен иметь иные умения:
- Моментально организовывать совещания по Zoom
- Быстро определять суть проблем, которые звучат на удаленных совещаниях
- Безошибочно адресовать эти проблемы для решения нужным людям
- Бегло владеть несколькими компьютерными программами и интернет-сервисами, которые помогают налаживать координацию и управление коллективом
- Быстро печатать десятью пальцами
- Учиться больше воспринимать на слух, чем глазами.
И самое главное…
Никакие технические компетенции не помогут, если руководитель не умеет отлично разбираться в людях. Требования к этому выросли на порядок, нужно буквально по голосу или по стилю сообщения сотрудника в мессенджере понимать, что на самом деле происходит. Даже видео не всегда обеспечивает понимание настроения сотрудника и реальную ситуацию.
Работа без офиса - это колоссальное конкурентное преимущество. Вы можете нанимать сотрудников откуда угодно. Еще один неочевидный плюс - возможность нанимать по совместительству, а не только на полную ставку.
Некоторым сотрудникам оплачивали такси в обе стороны
Сооснователь и директор компании «Делайт 2000»
- Как только ввели пропуска на перемещение, мы вернули в офис только тех, без кого нельзя было обойтись и у кого были собственные автомобили. Среди них были те сотрудники, чье физическое присутствие на рабочем месте было необходимо для компании - лица, подписывающие документы, секретари, сотрудники склада и сервисного центра. Частично выходили сотрудники, которые работали на объектах у наших заказчиков, ведь сроки реализации проектов никто не отменял, а нам нужно было выполнять свои обязательства перед клиентами. Генеральный директор, как капитан корабля, не покидал свой капитанский мостик и работал всю пандемию из офиса. Нескольким сотрудникам оплачивали такси в обе стороны.
Летом, когда часть ограничений была снята, в офис вернулись еще и те сотрудники, которым было неудобно работать дома. В данном случае речь не идет о должности или выполняемых функциях. Причины разные:
- Психотип человека (теряется мотивация в изоляции)
- Плохие жилищные условия (нет отдельной комнаты для работы)
- Семейные обстоятельства (маленькие дети и т.д.).
Каждый случай рассматривался индивидуально, исходя из пожеланий сотрудников. Составили график присутствия, чтобы одновременно в офисе находилось не более 20% персонала. Осенью, в связи с повышением уровня заболеваемости в Москве, было принято решение снова вернуть сотрудников на «удаленку», оставив в офисе 15−20% коллектива.
Постепенно мы перешли на гибридный формат работы: когда часть сотрудников работает дома, часть - в офисе, а часть приезжает на работу в определенные дни. Этот опыт нам очень пригодился: мы поняли, что нужно делать, чтобы коллеги эффективно взаимодействовали независимо от местонахождения.
В феврале 2021 года мы решили, что начнем постепенно выводить всех сотрудников в офис в апреле: запустили информационную кампанию о вакцинировании и предложили коллегам в качестве бонуса 2 выходных дня на каждом этапе вакцинации. Рассчитывали, что у тех, кто сделает прививку в феврале, к моменту выхода уже сформируются антитела. В апреле у нас более 40% сотрудников имели антитела к COVID-19. На первом этапе руководители подразделений сформулировали свои предложения. Учитывая информацию о наличии у сотрудников антител, составили окончательный график. В общей сложности процесс занял несколько недель.
Однако мы по-прежнему используем средства индивидуальной защиты, соблюдаем дистанцию, проводим усиленную санитарную обработку общественных зон. Совещания продолжаем проводить по ВКС с индивидуальных рабочих мест.
Об экономии. С арендаторами договорились, а канцелярские товары, чай, кофе, бытовая химия, средства индивидуальной защиты и гигиены пока расходуются из допандемийных закупок.
Многие за прошедший год привыкли работать дома, наладили новый график, организовали свое рабочее пространство. Снова менять уклад жизни для многих оказалось сложно. Безусловно, это стресс, возвращение к прежнему образу и разделение понятий «работа"/"дом» - вопрос времени. Чтобы немного смягчить ситуацию, подготовили специальный выпуск корпоративного журнала с шутливыми советами по выходу в офис, которые заставили всех улыбнуться.
«Вторая волна» нарушила все планы
Генеральный директор Инфомаксимум (компания является разработчиком программных продуктов в области бизнес-аналитики)
- На «удаленку» мы перешли за полтора дня и относительно безболезненно. В офисе на несколько дней задержались два системных администратора, которые занимались вопросами доступов, отладки программного обеспечения и информационной безопасности. Полностью дистанционно мы работали до августа, приезжать в офис могли только руководители, передвигающиеся на личном авто. Раз-два в месяц некоторые сотрудники вызывались в офис, но с условием соблюдения всех рекомендаций РПН, при необходимости оплачивалось такси.
Впервые о частичном возвращении в офис мы задумались в июле. Определили стратегию «многоступенчатого» возвращения, провели опрос сотрудников «Кто хотел бы вернуться в офис?» и прописали очередность выхода. На первый план вышло обеспечение безопасности персонала:
- Закупили специальное оборудование (рециркуляторы, градусники и пр.)
- Пополнили запасы масок, антисептиков и витаминов
- Договорились о ежедневном клининге с дезинфицирующими средствами
- Завели специальный журнал, куда стали фиксировать показания температуры
- Ввели новое правило: при посещении массовых мероприятий или отпусков за пределами региона сотрудник обязуется провести две недели на самоизоляции.
Благодаря закончившемуся ремонту новых помещений проблем с соблюдением социальной дистанции не возникало: часть команды вернулась на привычные рабочие места, часть сразу переехала на другой этаж. Большинство вышедших сотрудников были из продаж, маркетинга и проектирования.
«Вторая волна» нарушила все планы, пришлось спешно возвращаться домой. Работать очно продолжили только те, кто обладал антителами и изъявил желание остаться. Первую неделю на двух этажах разрозненно сидели шесть человек. К декабрю ситуация стала выравниваться, и в офлайн вышло ~15% штата. На сегодняшний день в офисе находится 67% сотрудников. Людей мы не торопим, выход плавный - в неделю до 3−4 человек. Всё мы заранее согласовываем, поскольку для каждого нужно подготовить индивидуальное рабочее место, если человек - новичок, собрать персональный welcome-pack.
Порадовало, что, несмотря на все шероховатости и неожиданности, возвращение проходило довольно буднично. Те, кто не был готов, сообщали об этом своему руководителю, и вопрос откладывался. Кроме того, обнаружилась интересная вещь. Во время ежегодных ревью выяснилось, что многие сотрудники полностью адаптировались к работе из дома, сохраняют высокие показатели эффективности и хотели бы остаться на «удаленке», периодически приходя в офис. И если раньше мы не задумывались о гибридном подходе, то сейчас прорабатываем этот вопрос: график, систему уведомлений и незакрепленных рабочих мест, выдачу техники, тонкости информационной безопасности и т.д. Для начала планируем предложить такой вариант работы разработчикам и тестировщикам.
О затратах и «финансовой выгоде» скажу отдельно. Из-за ухода на самоизоляцию в среднем мы получили 7% экономии. Это:
- Командировочные расходы ~5%
- Расходы на обеспечение офиса (вода, чай, печенье и т.д.) ~1%
- Расходы на электричество ~ 1,5%.
Кроме того, в течение трех месяцев мы получали 30%-ную скидку на аренду помещений. Однако все расходы значительно возросли после постепенного выхода из самоизоляции: из-за увеличения штата возникла необходимость покупки нового оборудования (ноутбуки, ПК, гарнитуры и т.д.), трат на офисные нужды (от бытовой химии до закупки кресел-мешков в лаунж-зону). Поэтому говорить о какой-то ощутимой экономии не могу.
Говорить об экономии от перехода на дистанционную работу не приходится
Руководитель департамента корпоративных коммуникаций ООО «БСХ Бытовые приборы»
- БСХ Россия - это не только офисы, но и две фабрики, два фирменных магазина, склад и служба сервиса. После объявления локдауна в конце марта 2020 года весь офисный персонал был переведен на дистанционную работу, сотрудники производства и магазинов не работали с сохранением заработной платы, продолжалась работа склада в режиме отгрузки продукции для дистанционной торговли и службы сервиса по ремонту техники на дому. За апрель прошлого года удалось разработать и внедрить стандарт безопасной деятельности и сразу после майских праздников возобновить работу фабрик с соблюдением всех предписаний Роспотребнадзора.
Говорить об экономии от перехода на дистанционную работу не приходится. Напротив, компания несет существенные расходы по поддержанию стандарта безопасной деятельности (обеспечение СИЗ, дезинфекция, тестирование и пр.) и не сокращает свои социальные обязательства перед сотрудниками (компенсация питания, ДМС и пр.). Более того, компания не только разрешила офисным сотрудникам забрать домой необходимую оргтехнику, но и выплатила единовременную компенсацию на оборудование домашнего офиса. Заработная плата выплачивалась и выплачивается в полном объеме всем сотрудникам. Арендные договоры не пересматривались.
Сейчас компания сохраняет режим, при котором персонал выходит в офис только в случае производственной необходимости, очный выход согласуют руководители.
Большинство офисных сотрудников удовлетворены дистанционной работой, что показывают наши опросы (опрос сотрудников БСХ Россия проводился летом 2020 года; глобальный соцопрос сотрудников Группы BSH проводился осенью 2020 года. - Прим. «Про бизнес»), а ее эффективность по сравнению с «доковидными» временами повысилась. Об этом свидетельствует рост оборота БСХ Россия на 10% по сравнению с 2019 годом. Компания и ранее предоставляла возможность четыре дня в месяц работать дистанционно и планирует продолжить и развить эту практику после окончания пандемии.
На данный момент после снятия всех ограничений планируется установить режим «2+3»: два дня в неделю работы в офисе, три - дистанционно. Это позволит, с одной стороны, сохранить удовлетворенность достигаемым при дистанционной работе лучшим балансом работы и личной жизни, с другой - восстановить возможность личного общения и коллективного творчества.
Арендовали коттедж, чтобы «самоизолировать» сотрудников
Основатель и генеральный директор ООО «Научно-производственный центр «НовАТранс»
- Компания всем составом перешла на удаленную работу незадолго до того, как в 2020-м в Свердловской области был официально объявлен режим самоизоляции. В офисе никто не остался. Но так как на тот момент у компании в работе был серьезный проект, который нужно было в поставленные сроки выполнить, мы арендовали за городом комфортабельный коттедж, куда перевезли необходимое оборудование и «самоизолировали» небольшую группу сотрудников - программистов и дизайнеров, которые работали над данным проектом. Таким образом, эти сотрудники в течение нескольких недель жили и работали в комфортных и безопасных условиях, что позволило завершить проект в срок.
Но ситуация на рынке кардинально изменилась, и нужно начинать более активно продавать продукты компании. Как только начались послабления карантинного режима и появилась возможность вернуть в офис отдел продаж и отдел маркетинга с соблюдением всех необходимых мер безопасности, мы это сделали. Такой выбор обусловлен особенностью работы этих специалистов - там нужно более оперативно ставить и решать задачи, контролировать многие вопросы. В офисе в данном случае работать удобнее и эффективнее.
Затраты практически не увеличились, так как мы сократили площадь офиса. Часть сотрудников вернулась работать офлайн, а часть (программисты, разработчики, проектировщики) осталась и дальше на «удаленке». То есть мы в итоге выбрали комбинированный формат работы.
Особых проблем с выходом людей не было. Все, кто должен был выйти обратно в офис, вышли. В остальных случаях с каждым сотрудником индивидуально беседовали и принимали решение. На самом деле «удаленка» показала, кто в каких условиях результативнее работает. И если сотрудник удаленно работает гораздо эффективнее, в его присутствии в офисе нет принципиальной необходимости, то не вижу смысла его насильно в этот самый офис возвращать.