Как-то братьям из глубинки захотелось «движа» — а теперь они собирают 20 000 человек. Кейс фестиваля Viva Braslav

Этот open air появился 5 лет назад в небольшом городке Браславе как городская дискотека - просто двум братьям Олегу и Евгению Лабуть захотелось «движа». Но им хватило навыков и энергии, чтобы развить фестиваль в бизнес. Сейчас их Viva Braslav ежегодно растет, и в прошлом году собрал более 20 000 участников. О подробностях создания и организации музыкального фестиваля братья рассказывают в этой истории.

Олег: Мы оба из Браславского района. До фестиваля я работал в отделе продаж в частной компании, которая занималась производством энергетического оборудования.

Евгений: А я работал в Браславском райисполкоме, курировал вопросы спорта и туризма. В 2013 году мы захотели организовать молодежное мероприятие, какой-то «движ». Даже концепции не было.

Решили, что днем будут спортивные соревнования, а вечером - отдых под живую музыку. Средств у нас не было, но хорошим толчком стал международный проект «Белла Двина», который выделял небольшое финансирование под мероприятия.

Первое мероприятие мы организовали за пару недель - это был формат дискотеки на городском стадионе. Артистами стали диджеи из Минска, парни с радио Aplus, которые не побоялись и не поленились приехать за 250 км от столицы в город, о котором едва слышали.

Было жуткое волнение, в меньшей степени страх, скорее, боязнь неизвестного. Все было сумбурно и не слажено. Ошибок мы допустили огромное количество. Главная - неправильный расчет количества билетов. Через час после начала 1000 заготовленных бланков закончилась, и остальных мы пропускали бесплатно. Но восторг мы испытали, когда вместо планируемых 500−700 человек пришло более 2000! После этого появился энтузиазм: людям нравится! Сразу приняли решение повторить в следующем году. Первый фестиваль окупился. Как и все последующие. Только за счет входных билетов. Партнеры появились на третий год.

Как устроена организация фестиваля

Концепция. Одна из основных фишек - месторасположение. Кроме того, у нас много фуд-кортов, лаунж-зон, активаций. Готовим и спортивную программу: международные соревнования по пляжному волейболу, пляжному футболу, кросс-кантри и многое другое. А также фановые спортивные соревнования, например, «Чемпионат по переноске жен». В рамках фестиваля проходит конкурс красоты Miss Viva Braslav и конкурс молодых исполнителей Viva Braslav MuzOpen.

Мы организовываем крупнейший, по нашим оценкам, фестивальный кемпинг в стране. В нынешнем году планируется расселить там около 6000 человек. Для комфорта посетителей выстроится целая инфраструктура: санитарные зоны, бесплатные зоны барбекю, система освещения, площадки для домов на колесах и прицепов-дач и т.д. Территория кемпинга ограждается и находится под охраной. Расстояние от кемпинга до пляжа - всего 200−300 метров.

Команда. Это порядка 12 человек, ближе к фестивалю - до 50−60. Готовимся мы весь год. Большая часть людей имеет основное место работы, не связанное с фестивалем. Во многом это большая проблема, но пока по-другому никак. Мы сами так начинали. Стараемся расширять круг людей, которые с нами в режиме 24/7, но это не быстрый процесс.

Портрет аудитории. Основная возрастная категория - 20−26 лет, 53% мужчин. Относительно регионов, 25% - Витебская область, 40% - Минск, 25% - остальные регионы РБ, 10% - иностранцы.

Реклама составляет около 10% бюджета и ежегодно эта доля увеличивается. Кампания проводится в течение года, и мы стараемся задействовать все каналы, но делается это в разной степени. Например, не очень активно используем ТВ, т.к. это не самый эффективный для нас канал, но один из самых дорогостоящих. В соотношении цена-качество лучше всего работает интернет. Но исключить полностью наружную рекламу и радио мы считаем невозможным и неправильным.

В выборе артистов мы отталкиваемся от своих финансовых возможностей и востребованности исполнителей. Интернет, соцсети - самые лучшие индикаторы востребованности. Мы не претендуем на супертоповых артистов, гонорары колеблются в диапазоне 10−20 тысяч долларов. Есть ребята, которые готовы приехать бесплатно, но здесь у нас конкурс. Каждый год приглашаем и белорусских исполнителей. Например, группа «Без билета» выступала у нас 2 раза, не первый год приглашаем Arston.

Привлечение партнеров. В среднем у фестиваля около 10 партнеров. В первые годы мы активно работали по бартеру, сейчас это редкий случай. В этом году пакет партнера стартует от 8000 белорусских рублей. Чаще всего партнерами становятся международные компании. Но в Беларуси дела с привлечением партнеров куда хуже, чем у России или Украины, и привлечь их сложно.

Финансы

Бюджет. Динамика роста бюджета соизмерима росту посещаемости. За 5 лет бюджет вырос в 10 раз.

Но поскольку мы проводим фестиваль в регионе и не являемся маркетинговым мероприятием какого-либо бренда, то в сравнении с конкурентами наши цифры скромные - в прошлом году мы перешагнули 500 тысяч бел. руб. (около $250 000).

Расходы. Основные статьи расходов - букинг артистов и инфраструктура, то есть организация и обслуживание санитарных зон, охрана общественного порядка, обеспечение подачи и бесперебойной работы электрооборудования фестиваля. В регионах многие ресурсы значительно дешевле, вопрос в том, пригодятся ли они вам в процессе подготовки. Зато расходы на логистику будут зашкаливать.

Окупаемость. Фестиваль окупается всегда. Поэтому доходная часть в основном зависит от продажи билетов. Но билеты недорогие. Мы понимаем, что участнику необходимо еще потратить деньги на дорогу, проживание и питание на 3 дня, а это уже круглая сумма. Достигнуть низкой стоимости пытаемся различными способами: не работаем с дорогими подрядчиками, запустили службу волонтеров, верим в перспективу и не пытаемся все окупить в первый год. Например, часть оборудования мы ежегодно закупаем и используем дальше. Это дороже, чем разовая аренда, но эффективнее, если использовать на последующих фестивалях.

О сложностях

Топ-3 сложностей - это команда, партнеры, погода. Риск не окупиться у фестивалей open air еще больше, чем у «концертников» - хотя бы потому, что погода может разрушить все планы. Например, в 2015 году обещали штормовое предупреждение. Последний из заявленных артистов отыграл ровно 3 минуты своего сета, как пошел ливень. Сцену пришлось опустить, чтобы она не перевернулась. Но все разрешилось хорошо.

После мероприятия мы всегда составляем список факапов и замечаний, изучаем отзывы. Делаем выводы, кто из артистов «зажег» и на кого пришло больше всего людей, определяем пиковые моменты посещаемости. В прошлом году, к примеру, «зажег» L'One.

Обратную связь мы собираем по комментариям и отзывам. Нужно учитывать аудиторию - например, у разных возрастных групп будут абсолютно разные данные. Кто-то любит EDM, кто-то - поп-музыку. Наша задача - развивать оба направления и найти компромисс для обеих сторон.

Затем мы собираем основную часть команды и обсуждаем. Позже формируются статистические показатели: количество посетителей, возраст, пол, география, количество лайков, хештегов и многое другое.

Обычно на фестивалях люди жалуются на очереди в туалет и за едой. Это действительно одна из главных проблем, от которой вряд ли получится избавиться в полной мере.

И дело не в желании организатора сэкономить, а в сложности сделать правильный расчет. Очереди зависят от посещаемости, а когда фестиваль развивающийся, то факторов множество - от погоды до количества фестов в стране в эти же даты. Бывало, что приходилось экстренно увеличить объем кабин биотуалетов, а в условиях 250 км от Минска это сделать не так просто.

Из веселых моментов можем припомнить первое мероприятие. Мы пригласили друзей из Латвии, а им пришлось «немножко» помочь и поработать. В общей панике мы вспомнили про них только наутро. После звонка выяснилось, что они успешно выполнили свою задачу и уехали домой в Латвию. Так все и начиналось :)

Планы по развитию

Если в 2013 году у нас было 2200 участников, то в прошлом - 21 200. Фестиваль вырос в 10 раз. Но и количество конкурентов выросло в разы.

Мы не стараемся копировать чей-либо опыт, но внимательно изучаем зарубежные фесты и пытаемся применить некоторые алгоритмы в наших условиях. Учимся у Sziget, ULTRA, Tomorrowland. Например, участники Sziget практически неделю живут в палатках в кемпинг-зонах. Это здорово! А кто хочет, может расположиться в городе. Кемпинг на Viva Braslav возник независимо от Sziget, но в плане развития мы ориентируемся на него.

Нашей новинкой станут 2 музыкальные зоны с определенными направлениями, электронной танцевальной музыки. Также мы добавляем 2-й день фестиваля. При расчете количества участников мы используем правило «Коэффициент 2»: умножаем на 1,5−2 и пытаемся достигать! Так что в этом году планируем собрать 30 000 человек.