«Сэкономить больше $10 000 в год». В Unet.by рассказали, как перевели бухгалтерию в цифру

3 месяца назад интернет-провайдер Unet.by присоединился к бесплатному тестированию сервиса электронного документооборота podpis.by для работы с контрагентами.

Акты, договоры, другие бумаги сейчас подписываются в компании посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП). Результаты заметны уже сейчас - работа бухгалтерии оптимизировалась, и это далеко не все преимущества. Как автоматизация документооборота помогает сделать бизнес-процессы эффективнее, что важно знать при ее внедрении и на что обращать внимание? В рамках нашего спецпроекта опытом делится Наталья Петрутик, главный бухгалтер Unet.by.

- Идея использования сервиса электронного документооборота в нашей компании витала уже более года. Мы пробовали общаться с представителями некоторых подобных сервисов. Все они платные, а в связи с тем, что не все наши контрагенты готовы получать акты в электронном виде, пришлось бы платить и за сервис, и за отправку в бумажном виде - а это дополнительные расходы для компании.

Когда нам позвонили из компании «ЮрСпектр» и предложили бесплатно протестировать свой сервис podpis.by, мы согласились. Оплачивать пользование начнем только с 2021 года.

Podpis.by - сервис для обмена электронными документами. Разработчик сервиса - компании «ЮрСпектр» и «Инcтерра».

Unet.by - интернет-провайдер, предоставляет услуги проводного и беспроводного интернета. На рынке Беларуси более 10 лет. Клиенты - как физлица, так и юрлица (более 1500 компаний). Группа компаний также оказывает услуги видеонаблюдения.

1. Как настроить переход на электронный документооборот.

Перед началом работы потребовалось несколько дней работы программиста нашей компании: он настроил выгрузку унифицированных документов из нашей 1C - для загрузки их в podpis.by.

2. Сколько времени потребуется, чтобы разобраться с сервисом.

По внешнему виду сервис напоминает привычную всем электронную почту, все интуитивно понятно. Перед началом работы мы созвонились со специалистом сервиса, и она за 10 минут объяснила все нюансы.

3. Как подготовить клиентов к переходу на ЭЦП.

Все документы подписываются с помощью электронной цифровой подписи. Для этого необходимо иметь сертификат ЭЦП (его получает каждая организация для отправки налоговых деклараций и отчетов в ФСЗН).

Перед началом работы сотрудники сервиса сравнили нашу базу клиентов с данными компаний, уже зарегистрированных в системе, и нашли 17 совпадений: то есть они уже пользовались podpis.by. Затем нам выделили курьера, который лично отвез им допсоглашения - о том, что они согласны получать акты от нашей компании через podpis.by.

Всем остальным нашим контрагентам мы также составили и выслали допсоглашение о том, что акты сейчас будут подписываться посредством ЭЦП и в электронном виде рассылаться через сервис podpis.by.

Для контрагентов работа с системой электронного документооборота - бесплатная. На электронную почту приходит ссылка с приглашением, и нужно просто ввести свою электронную почту и пароль. И, конечно, должен быть сертификат ЭЦП.

Каждому нашему партнеру мы также даем разработанную podpis.by памятку, как зарегистрироваться и пользоваться сервисом.

Бывает, что некоторые компании не глядя подписывают допсоглашение, а памятку принимают за очередную «рекламку» и не читают. Так что приходится объяснять. Представители podpis.by в этом нам помогают - прозванивают наших контрагентов и консультируют, если у кого-то возникают вопросы.

На данный момент допсоглашение уже подписали более 300 наших клиентов. Из них в сервисе зарегистрировались около 100.

4. В чем выгоды для компании.

Экономия времени. У нас достаточно много клиентов-юрлиц - около 1,5 тысячи. Обычно на подготовку и отправку актов мы тратили как минимум 10 дней - при том, что эту работу выполняют два человека. Сейчас на это уходит 3−4 дня в месяц. В будущем этот процесс станет быстрее - ведем работы над полной интеграцией podpis.by с 1С.

Скорость. Обмен электронными документами происходит мгновенно. ЭЦП заменяет подпись и печать и имеет абсолютно такую же юридическую силу. Выглядит это как штрих-код с указанием названия организации и ответственного лица, поставившего подпись.

Если принимающей стороне документ нужен в бумажном виде, его можно распечатать.

Экономия средств. Бумажные акты - это еще и затраты на бумагу + почтовые расходы. Отправить 1 письмо (конверт, марка, услуга почты) - это 1,2 белорусского рубля.

Например, если умножить эту сумму на 1500 контрагентов - это 1800 рублей в месяц. Прибавим 10−15% писем, которые приходится высылать повторно, - еще около 200 рублей. То есть за год экономия для компании составит 24 000 руб. (2000 руб.*12 месяцев).

На распечатку такого количества актов нам нужно 2 пачки бумаги - в год это 24 пачки! Если все эти акты будут в электронном виде, только на бумаге мы сэкономим более 600 белорусских рублей.

Экономия места. За год у нас накапливается около 20 толстых папок - акты, договоры, другие документы - а это большой шкаф. Приходится или архивировать эти документы (снимать отдельное помещение и тратить на это средства), или дышать пылью, что не слишком хорошо для здоровья.

Документы всегда под рукой. По статистике 10−15% актов, как я уже говорила, не доходят до адресата с первого раза - где-то виновата почта, какое-то письмо не дошло из-за смены почтового адреса или затерялось. Бухгалтеру приходится звонить поставщику услуги и просить отправить акт еще раз.

С podpis.by такой проблемы не возникнет - в системе документы не теряются, предусмотрен удобный поиск по контрагентам и всегда легко найти нужный документ.

5. Есть ли сложности?

Сервис работает около полугода, он развивается, улучшается, в него вносятся правки и обновления. Приятно, что сотрудники поощряют обратную связь от нас и все замечания по работе тут же корректируются.

Сложности могут возникнуть из-за психологической привычки контрагентов получать документы по старинке - в бумажном виде с синей печатью.

Могут быть и технические неудобства - кто-то проводит акты на одном компьютере, а сертификат ЭЦП установлен на другом - например, у директора. Выход в данной ситуации - приобрести дополнительный комплект ЭЦП, это стоит 70 рублей на 2 года. Затраты окупятся в первый же месяц использования сервиса.

Кстати, в некоторых компаниях думают, что для пользования сервисом нужно покупать отдельную флешку с ЭЦП, и это какая-то дорогостоящая покупка. Ничего подобного - годится та самая ЭЦП, которая уже есть в компании.

Почему за электронным документооборотом - будущее? Экономия, удобство и быстрота электронного документооборота настолько очевидны, что я не сомневаюсь: все больше и больше белорусских компаний начнут его применять и отказываться от бумажных документов.

Думаю, в будущем мы сможем использовать возможности podpis.by не только для актов выполненных работ. Ведь есть еще акты сверки, товарно-транспортные накладные, дополнительные соглашения, сами договоры на оказание услуг. Перспективы применения этого сервиса очень большие.

Пока сервис доступен только для юрлиц, но в будущем было бы здорово, если бы мы могли обмениваться документами и с физическими лицами. Пока такую услугу тормозит отсутствие у физлиц флешек с ЭЦП.

Но технологии не стоят на месте - возможно, появится опция подписи документов с помощью личного идентификатора на телефоне.