20 дельных рекомендаций, как удачно провести летний корпоратив, не нанимая event-агентство

- Есть люди, которые не любят жару и не любят корпоративы. Я вот - люблю и лето, и корпоративы.

Как бы кто ни относился к совместным мероприятиям внутри компании, польза от них есть и она велика. Например, в «Атлант-М» самое знаковое - «Июнька». Это событие грандиозного масштаба. Все сотрудники (кто желает принять участие) приезжают летом на поляну под Минском, где в течение трех дней проходят конкурсы, соревнования, представления. Активно участвуют 99% людей. Самое большое количество человек, которое принимало участие в мероприятии - около 3000 (совсем точно посчитать сложно). По итогам «Июнька» кому-то нравится, кому-то не очень. Но ждут это событие все и сильно.

И мало кто знает, что мероприятие организовывается исключительно силами сотрудников компании. Есть идейный и организационный штаб - служба персонала. Есть «помогающие» ему департаменты (сотрудники остальных подразделений). Безусловно, чтобы сделать такой праздник, помимо профессионализма нужно понимать внутренние организационные механизмы, наладить все необходимые контакты с подрядчиками. Все это приходит после 2-3 мероприятий - ты уже понимаешь и знаешь, как будет организовано мероприятие. И при этом у тебя есть альтернативные варианты для подстраховки.

Поделюсь своими наблюдениями и рекомендациями. Мне кажется, они будут полезны компаниям, которые хотят организовать корпоративное мероприятие собственными силами.

Выбор площадки и формата

Можно разделить компании на несколько групп в зависимости от количества работников:

• Крупные (1000+ сотрудников)
• Большие (500-1000)
• Средние (150-500)
• Небольшие (10-150)

Конечно, формат зависит от числа участников. Предположим, в корпоративе участвует основная часть коллектива. И тогда, в зависимости от размера компании, у мероприятий будут особенности.

Крупные компании. Имеют ограничения по форматам, которые они могут использовать - обычно летом это двух-трехдневный слет или мероприятия в формате концерта. Зимой - зачастую выбирают формат концерта.

Основные сложности:

• Малое количество площадок для мероприятий. Если я не ошибаюсь, несколько крупных ИТ-компаний традиционно используют «Минск-Арену» потому, что в ней может поместиться необходимое, большое количество человек.
  
  Атлант-М в зимнее время поступал иначе - каждый автоцентр праздновал самостоятельно. Для 100-200 человек рестораны или площадки найти можно.
• Иногда возникают сложности в согласовании мероприятия (с администрациями, милицией, лесничествами и т.д.).

Большие и средние компании. Могут позволить себе чуть-чуть больше развлечений, но тоже пока ограничены предложениями нашего рынка - по большим площадкам. Компании могут выбирать варианты летом:

1. Пассивное лежание на травке под звуки приглашенной рок-группы, легкие ненавязчивые викторины, конкурсы, в которых сотрудник может принимать участие по собственному желанию - это отличный формат.

Но он не рождает эмоции и событий, не создает условий для рассказа и воспоминаний. Он предполагает следующий результат: «Да, хорошо отдохнули, контора - молодцы, постарались, очень приятно провели время». При этом затраты при таком формате праздника будут довольно высокими. Необходимо арендовать большое количество аттракционов и других видов развлечений, чтобы не скапливались очереди, чтобы было разнообразие и соответствие разным вкусам.

Риски: слабый ажиотаж, можно не попасть в интересы большинства (недовольство мероприятием), слабые впечатления при высоких затратах.

2. Активное обязательное соревнование с напряжением возможностей команды до предела.

В этом случае, еще до старта мероприятия люди попадают в водоворот переживаний, обсуждений, предвкушений, формируют команды. Они еще не уехали, но событие и эмоции уже управляют компанией.

Дальше все обычно - квесты, канаты, гонки на велосипедах, гонки на байдарках (если есть вода), собирание головоломок, веревочные вещи («Стена», «Сетка»), полоса препятствий и проч.

Интернет сегодня готов выдать вам 20-40 видов конкурсов, которые можно организовать, так сказать, «своими руками». Они должны быть ради победы, а не ради fun. Их должно быть достаточно по количеству, условия должны быть не очень простыми, но понятными и физически выполнимыми.

Риски: очень-очень сложно собрать команды. Люди, как правило, пугливы, инертны, насторожены. Во время конкурса найдется участник, который считает, что кто-то где-то его обманул или не так судил - с этим эмоционально сложно бороться. Сотрудникам, которые организовывают корпоратив в первый раз (он самый тяжелый и «опасный») я советую действовать через руководителей и активных ключевых сотрудников. Они должны быть двигателями мероприятия, привлекая, например, остальных к участию в конкурсах. Заручитесь этой поддержкой заранее.

3. Традиционный формат. Его можно проводить в любой сезон:

• Пассивный банкет - с ведущими, фокусниками, артистами, награждениями, тостами и проч.
• Активный формат - КВН, конкурс песни, в котором участвуют по одному представителю от отдела или команды, костюмированный бал, викторина и проч. Для его организации надо приложить больше усилий. Но если вы постараетесь, праздник должен получиться.

Риски. Пассивный банкет - должен быть хорошо срежиссирован, артисты - подобраны. Должна быть концепция. Праздник должен «нарастать» - эта тема достойна отдельной публикации. В реальности режиссуры нет. Есть стандартный набор, который можно увидеть на любой вечеринке: рисование на песке, акробаты, фокусник, барабаны, клоун, кордебалет, красивая талантливая певица, и «зорка» в конце. Отсутствие разнообразия можно объяснить двумя причинами: рынок не требователен, поставщики услуг не стремятся двигать его и создавать уникальные представления. С другой стороны, это нормально. Часть заказчиков этого хочет, просит и наслаждаются - сейчас подобную программу довольно активно заказывают крупные госорганизации. Остается ждать, когда к нам придут европейские веяния. Например, в организации свадебных мероприятий они понемногу появляются.

Риски активного формата: при сильном перемешивании артистов он ломает эмоции.

Представьте, группа людей поучаствовала в конкурсе. Кто-то выиграл. Люди садятся на место и хотят поделиться с коллегами эмоциями и впечатлениями. А ведущий уже объявляет артиста, который поет или танцует, и его неловко перебивать.

Кроме того, в традиционной форме празднования обычно еще и смешивают два формата. В итоге ничего не получается.

Небольшие компании. В целом не ограничены ничем, кроме финансовых ресурсов. Количество ресторанов и их форматы различны и достаточны. Активность не требуют огромных площадей (как, например, если бы выезд был на 3 000 человек).

Управлять эмоциями участников легче, организаторам можно оперативно увидеть, что в какой-то группе спадает активность - и переключиться на нее. Разнообразие конкурсов и их форматов огромно.

Если у отдела персонала (именно он обычно занимается организацией корпоратива) есть фантазия, можно сделать незабываемые вещи.

20 советов по организации корпоратива

Формат

1. Специально повторюсь - не смешивайте форматы. Выбирайте или активный, или пассивный, и тогда все будет хорошо.

2. Если сотрудники побаиваются идти на корпоратив или стесняются, но вы видите, что они хотят принять в нем участие - пусть непосредственный руководитель пригласит их лично. Такой персональной просьбе будет трудно отказать.

3. Если люди сильно сопротивляются или вечно недовольны, или очень критично настроены - лучше, чтобы они не пошли на мероприятие. Предложите им другой вид поощрения.

4. Меняйте форматы. Если в прошлый раз был конкурс песни - надо делать викторину или квест. Или просто пассивный праздник.

5. Идеи формата вы можете почерпнуть из Интернета - видео, фотографии. Коллеги, друзья также помогут выбрать то, что понравится, из огромного количества вариантов.

Организация мероприятия

1. Начинайте вовлекать людей за 2 месяца до начала (нагнетайте интригу, предложите выбрать идеи для конкурсов, давайте задания и проч.).

2. Найдите (сформируйте) в организации группу поддержки - она поможет создавать эмоции, убеждать сомневающихся, работать с негативом (лучше, как я уже говорила, чтобы это были руководители или неформальные лидеры).

3. Составьте список дел, назначьте ответственных, сроки исполнения и контроля. Этого должно быть достаточно, чтобы организовать мероприятие самостоятельно.

Никогда не оставляйте на последний день какие-то моменты. Самое оптимальное - за 1-1,5 недели у вас уже все должно быть готово. Хотя, признаюсь, этого добиться очень трудно.

4. Все телефоны и подрядчики есть в Интернете. Как правило, об их работе уже оставлены комментарии и рекомендации в соцсетях. Facebook стал поражать скоростью. Через 5-10 минут поиска у вас будет список людей, которые занимаются нужной вам услугой и их контакты.

5. Представляйте, как будет происходить мероприятие. Лучше делать это в группе. Выглядит это буквально так: «Мы пришли в кафе. Что должно произойти дальше? Меня сфотографировали? Хорошо, сейчас мне надо найти свой столик. Как я это сделаю?». И т.д. Таким образом, вы набросаете тонкие моменты, про которые нельзя забыть, и которые важны для людей.

Выбор подрядчиков

1. Если вы уже с кем-то поработали и вам понравилось - ищите его телефон. Можно договориться о скидке. Тем более, вы друг друга уже знаете - исполнителям тяжелее не выполнить обязательства. Но повторюсь - всегда имейте запасной вариант.

2. Выбор группы (певицы, артиста). Уточните, где и когда артисты выступают и сходите на них посмотреть. Так вы точно будете знать, что получите.

3. Во время обсуждений программы ведущий должен:

• Задавать очень много вопросов про вас и вашу компанию
• Приходить на встречу вовремя и в приличном внешнем виде
• После встречи и знакомства с вашими пожеланиями рассказывать свое виденье
• Обращать внимание на «тонкие» моменты - как правильно произносит название вашей компании, уточнять фамилии и должности всех, кого надо представить и проч.

4. Управляет праздником ведущий (грустно - шутим, жарко - выходим на воздух, громко - успокаиваем, тихо - работаем до тех пор, пока не станет громко). Все это делает он, а не просто шутит в микрофон стандартные заготовки. Лучше, если ведущий уже знает вашу аудиторию.

5. Относитесь к выбору подрядчиков как к тендеру. Торгуйтесь. Пока рынок услуг не регламентирован, вопрос ценообразования остается на подрядчике. Если подрядчик предоставляет уникальную услугу - она стоит дорого. Но если услуга уже проникла на рынок, ваша святая обязанность сэкономить деньги компании.

Ресторан

1. Администрация должна быть гибкой, особенно сейчас. Если Вы слышите «у нас банкет минимум от 100 долларов на человека» - кладите трубку. Если вы слышите, что «этот срок мы вам передвинуть не можем», хотя понимаете, что это вполне реально - уходите. Если вас встречает администратор, которая не улыбается - она не хочет ваших денег. Не надо ее заставлять.

Ресторан не должен навязывать вам еду в стиле «вам надо два горячих». Это к вопросу, что вы должны заказать блюд минимум на 100 долларов на каждого, даже если вы все не съедите.

2. В ресторане должен быть аперитив и предварительные закуски - всегда. Даже если в мероприятии участвуют много человек - первое, что надо сделать, это угостить их.

3. Удивлять сотрудников едой можно, но опасно - икра «зайдет» всем, а вот дичь с курагой и черносливом опасный вариант. Может получиться дорого и невкусно, потому что кто-то не любит курагу.

4. Количество официантов зависит от числа гостей. Если людей много, блюда должны выноситься очень быстро и прямо перед их приемом. По возможности даже холодные закуски. Лучше заплатить официантам чуть побольше, чтобы они бегали чуть быстрее.

5. При выборе места всегда старайтесь найти дополнительные помещения в стиле лобби (отдельный зал или бар, или караоке). Тогда те, кто захочет провести время отдельной компанией, могут уйти из общего зала. Обычно именно такое место становится в конце мероприятия средоточием веселья.