«Шестирукий семиглазо-восьминогоух» – BIGZZ, МТС, ASBIS, 21vek.by о том, что происходит в закупках

Вот несколько любопытных мыслей.

Что должен уметь закупщик?

1. Умение проводить переговоры. При этом очень важно быть гибкими - чувствовать момент, когда можно надавить, а когда - нужно отпустить. И самое важное - уметь формулировать взаимовыгодные и для ритейлера, и для поставщика, цели на год.

Затем - фиксировать эти цели при подведении итогов переговорного процесса и уметь достигать их совместно.

2. Умение управлять ассортиментом. Наработанные за прошлые годы ассортиментные матрицы следует в этом году серьезно корректировать с учетом существенного изменения покупательского поведения.

3. Умение управлять товарным запасом так, чтобы более эффективно использовать денежные средства ритейлера.

4. Усидчивость и умение работать с большими массивами информации (отчетами по категориям). Важно «чувствовать цифры», работая с показателями эффективности (оборачиваемость запасов и денежных средств, доход на м², динамика товарооборота и т.д.).

Зачастую закупщику важно работать подобно исследователю в лаборатории или частному сыщику. Искать причины падения товарооборота и вырабатывать меры противодействия.

5. Быть внимательным и изобретательным: много чего можно увидеть, находясь в торговых залах своей сети и конкурентов, разговаривая с покупателями и персоналом.

6. Иметь очень высокий уровень работоспособности, чтобы выполнять все вышеперечисленное и многое другое.

Надо быть смелым: старые приемы в этом году не работают!

Особенности закупок в этом году

В 2016 году не работают приемы, ранее активно применяемые: жесткие переговоры, сталкивание конкурентов в одной категории для получения минимальных цен и максимальных маркетинговых поступлений, шантаж и постановка в стоп-лист для получения желаемых условий.

Маржинальность сократилась и поставщики предпочитают не работать с нулевым или минимальным для себя доходом. Требуется серьезный пересмотр перечня поставщиков, ассортиментных матриц, долей в категориях, ценовых диапазонов, уровня торговых надбавок, чтобы учесть изменение покупательского поведения.

Очень важный критерий, который нужно использовать в этом году - платежная дисциплина: дополнительные выгоды от поставщиков можно получить, выполняя условия по оплате.

Разрешая поставщикам оформлять факторинг под залог собственной дебиторской задолженности, ритейлер может получать дополнительные выгоды от поставщиков.

Возможен ли бенчмаркинг в закупках?

На мой взгляд, возможен и даже необходим. Правда, следует делать серьезные допущения - успешный опыт других компаний, достигнутый ранее, не действует или действует не в полной мере в 2016. Ведь покупательская способность уменьшилась.

Вот как бенчмаркинг может применяться в закупках:

1. Тщательный мониторинг ассортимента и цен конкурентов. Это позволяет критически оценивать собственную ассортиментную матрицу и вносить в нее изменения. Корректировать ценовые диапазоны и уровень торговой надбавки.

2. Бенчмаркинг финансовых показателей, оценивающих эффективность коммерческой работы. Это позволяет направить усилия на поиски резервов эффективности и оптимизации процессов внутри коммерческой службы ритейлера. Позволяет формулировать желаемые количественные изменения и задачи.

3. Создавая партнерские отношения с поставщиками и производителями, ритейлер может реализовывать совместный бенчмаркинг. То есть, совместно производить оценку существующих бизнес-процессов по движению товара от производителя до покупателя.

4. Бенчмаркинг организационной структуры и принципов организации работы коммерческих отделов конкурентов также способствует эффективности работы собственного коммерческого отдела.

5. Внутренний бенчмаркинг - лучших магазинов собственной сети, позволяет выявлять собственные резервы эффективности. Затем эти резервы можно заложить в стандарты работы и транслировать на остальные объекты.

Основной посыл - внимательно, постоянно изучая цепочку поставки товаров и работу внутри своей сети, закупщик улучшает собственную работу.

Как вырастить «крутого закупщика» в компании?

Его нужно растить, как ребенка: любить, воспитывать, учить, требовать, мотивировать, наказывать, хвалить и снова любить.

Очень важно на начальном этапе отбора составлять профиль должности и качественно производить отбор кандидатов на должность закупщика. Хороший закупщик в силу профессии вынужден совмещать трудно совместимые в одном человеке характеристики: он должен быть коммуникабельным, уметь проводить переговоры, устанавливать контакты. И одновременно он должен уметь и любить работать с цифрами и большими массивами данных.

Закупщик должен быть изобретателен и легок на подъем (чтобы посещать выставки, выискивать уникальных производителей и поставщиков). И одновременно педантичен - в мониторинге магазинов собственной сети и сетей конкурентов.

Он должен быть стрессоустойчив, чтобы «держать» жесткие переговоры, и обладать чувством юмора, чтобы уметь переламывать ситуацию на тех же самых жестких переговорах. Для формирования и усиления множества компетенций, закупщиков важно постоянно обучать - и управлению ассортиментом, и работе с показателями, и ведению переговоров, и управлению стрессом.

Кроме этого, естественно, важно проводить ежегодную аттестацию, это позволяет определять, соответствует ли закупщик профилю должности. Также это помогает выявить узкие места и пробелы в компетенциях. По результатам аттестации составляется программа индивидуального развития.

Как работать с профессиональным выгоранием у закупщиков

Аттестация в сочетании с таким методом, как оценка «360 градусов», а также разговорами с непосредственным руководителем о достижениях и упущениях служит хорошей формой обратной связи для закупщика. Это позволяет «заземлить» тех, кто начинает заболевать «звездной болезнью». Достаточно распространенное явление. И это обосновано: закупщики - элита в ритейле.

У наиболее успешных закупщиков со временем начинается профессиональная деформация: единственным мерилом принятия любого решения становятся деньги, лучшие коммерческие условия. Они становятся жесткими, черствыми, нахрапистыми. Перестают уважать поставщиков. Основная их задача: «отжать» по-максимуму. Такая модель поведения рушит партнерские отношения ритейлера и поставщика, она должна отслеживаться и жестко пресекаться непосредственным руководителем.

Есть еще фактор профессионального выгорания. Он появляется из-за больших стрессов, многообразия решаемых задач, большой ответственности.

Здесь важно своевременно диагностировать факторы неудовлетворенности, спада производительности труда, апатии и безразличия к достижениям. Справиться с этим может только постоянное чуткое внимание руководителя, личные беседы, «сшивка» профессиональных и личных целей и пр.

Еще мнения о закупках и закупщиках

- Сегодня необходимы гарантии исполнения обязательств поставщиками.

На торгах не исключены случаи, что белорусские поставщики переоценивают свои возможности. В дальнейшем это выливается в отказ от исполнения обязательства. Это ведет к потерям времени. Процедуры закупки необходимо проводить с учетом этого фактора.

Чтобы специалист по закупкам успешно работал, кроме таких условий, как доступность обучения и информации внутри компании, система мотивации, также нужно, чтобы в компании была формализована процедура проведения закупок.

- Какими компетенциями и знаниями должен обладать закупщик в Беларуси? Это должен быть «шестирукий семиглазо-восьминогоух». Человек с аналитическим (математическим) складом ума, поставленной финансовой аналитикой.

Как вырастить «крутого закупщика» в компании? В принципе, в начале надо решить, насколько он должен быть крут.

Если серьезно - лучший рецепт это:

Ежегодное обучение по продукту и услугам, которое предоставляет компания + обучение финансовой грамотности + практика.Все знания и навыки должны проверяться аттестацией.

Особенности закупок в 2016:

• Валютный рынок по-прежнему слабо предсказуем
• Рост цен в России
• Дальнейшее падение спроса, затем - его корректировка на падающем рынке. Соответственно, это повлечет перераспределение в категориях товаров и ценовых сегментах

Поставщики, производители, которые заинтересованы в развитии и увеличении своей доли на рынке, уже сейчас выделяют канал е-retail как полноценный и самостоятельный. В общем, как обычно - будет интересно.

Бенчмаркинг, конечно, возможен. Закупщик может сравнивать себя и KPI своего отдела - с показателями отраслевых компаний и их специалистов на соседних рынках.