Договоры, налоги, бухгалтерская отчетность – подробная инструкция по работе с фрилансерами

- Сегодня многие компании стремятся оптимизировать свою деятельность. И одним из способов оптимизации является привлечение к работе фрилансеров.

Почему это выгодно для компаний:

• Позволяет получить высококлассного узкого специалиста
• Сэкономить на «трудовых расходах»
• Прекратить сотрудничество, как только в специалисте отпала необходимость

Фриланс у нас сегодня довольно популярен: по данным исследования рынка фриланс-аутсорса Восточной Европы за 2015 год по объему работ на фрилансе наша страна занимает 5 место. Помимо ИТ, он распространен в таких сферах, как фото- и видеосъемка, журналистика, дизайн, перевод, консультирование. Ниже расскажу о том, какие моменты необходимо учитывать, «прописывать» при работе с фрилансерами.

Что нужно знать о работе с фрилансерами

До начала хотелось бы обратить внимание на следующие моменты:

1. В некоторых компаниях существует такая практика оптимизации налогообложения, как перевод сотрудников с трудовых договоров на договоры подряда. Если работник зарегистрирован как ИП, компания в этом случае экономит - ведь платить ФСЗН не нужно.Сами сотрудники продолжают выполнять работу в том же офисе, получают за это те же деньги и т.д. Но такая оптимизация может обернуться административной или уголовной ответственностью за уклонение от уплаты налогов, сборов, пошлин. Мы предостерегаем от использования подобного способа снижения затрат компании.

2. Часто фрилансерами выступают физические лица, которые не зарегистрированы в качестве ИП. В случае заключения ими в течение одного года 2 и более договоров с одним или несколькими заказчиками, велика вероятность признания деятельности таких фрилансеров незаконной предпринимательской. А за этим может следовать привлечение фрилансера к ответственности (административной или уголовной), а также конфискация в бюджет страны дохода от такой деятельности.

Для компании-заказчика это не влечет никаких негативных последствий. Но чтобы избежать сложностей и общения с правоохранительными органами, мы рекомендуем:

• Уточнять наличие регистрации у потенциальных подрядчиков
• При соответствующих условиях отходить от множественности договоров с фрилансером - заключать один длящийся договор на выполнение работ (оказание услуг)

Как составить договор

Условия договора для фрилансера ИП и для фрилансера, не зарегистрированного в этом качестве, имеют существенные различия. К отношениям с физлицами, работающими по договорам на выполнение работ, оказание услуг или создание объектов интеллектуальной собственности, применяются положения Указа «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам».

1. Фрилансер зарегистрирован в качестве ИП

По законодательству в договоре обязательно нужно определить:

• Предмет договора - работы или услуги, которые должен выполнить фрилансер. Его четкое и подробное формулирование позволит в дальнейшем избежать споров о соответствии результата условиям договора

Например, если речь идет о программировании или дизайне, предмет договора формулируется как техническое задание с детальным указанием всех технических характеристик результата.

• Сроки выполнения работ или оказания услуг (начальный и конечный, промежуточные - при их наличии)

При отсутствии условий о предмете и сроке договор не будет являться заключенным.

2. Фрилансер не зарегистрирован в качестве ИП

Законодатель в определенной степени защищает интересы физлиц, работающих по гражданско-правовым договорам. В частности предусматривает обязательное закрепление в договоре дополнительно следующих условий:

• Порядок расчета сторон по договору, включая суммы, подлежащие выплате
• Обязательство заказчика по уплате за фрилансера взносов в ФСЗН
• Обязательства сторон по обеспечению безопасных условий работы и ответственность за их невыполнение (подготовка и обучение, инструктаж фрилансера по вопросу безопасных условий труда и т.д.)
• Основания досрочного расторжения договора
• Ответственность за просрочку в выплате вознаграждения в виде неустойки в размере не менее 0,15 % невыплаченной суммы за каждый день просрочки
• Обязательство заказчика по уплате страховых взносов по страхованию от несчастных случаев и профессиональных заболеваний - если выполнение работ, оказание услуг осуществляется в местах, предоставленных заказчиком

Но кроме названных выше условий, без которых договор не будет заключен, мы рекомендуем обращать внимание на следующие положения договоров.

Выполнение работ (оказание услуг) лично или с привлечением субподрядчиков. Заключая договор с конкретным фрилансером, вы рассчитываете на то, что работать над проектом будет именно он, т.к. именно его квалификация, опыт или портфолио вас впечатлили. Но если договором не установлено, что работы должен выполнить подрядчик лично, то ничего ему не мешает привлечь третьих лиц (например, за меньшее вознаграждение, из другого города/страны), которые сделают все за него. Чтобы избежать возможных проблем с качеством работ, рекомендуем прописывать в договоре обязанность его выполнения лично фрилансером.

Цена договора и порядок оплаты. Цена может быть указана как в белорусских рублях, так и в эквиваленте в иностранной валюте. При этом расчет на территории Беларуси с белорусским фрилансером можно производить только в белорусских рублях. Для соблюдения баланса интересов обеих сторон в практике используется сочетание: предоплаты в размере 30-50% и последующей оплаты после приемки результатов. Можно предусмотреть в договоре оплату по частям после выполнения отдельных этапов работ (услуг).

Возможность внести изменения в техническое задание. Помимо четко сформулированных критериев, которым должен соответствовать результат, в договоре рекомендуем предусматривать возможность изменения требований к нему.

Как правило, в договоре ранжируются возможные правки по следующим критериям: сложность, этап выполнения работ, на котором можно предъявить требования о внесении изменений, необходимость дополнительной оплаты за эти изменения и т.д.

У представителей рекламной индустрии наверняка немало историй с изменением ТЗ по ходу проекта (с уже установленным бюджетом). Например:

Судьба исключительных прав на создаваемые по договору объекты интеллектуальной собственности. Если по договору создаются объекты, которые могут охраняться как объекты авторского права или смежных прав (произведения литературы, изобразительного искусства, компьютерные программы, видео- и аудиозаписи), рекомендуем в договоре указывать, что все исключительные права на результаты работ в полном объеме с момента создания (или с момента подписания акта приема-передачи) переходят к заказчику.

Разница момента перехода прав в том, что в первом случае права «автоматически» возникают у заказчика, как только объект был создан - составления каких-либо документов не требуется. Во втором случае права будут переданы заказчику только с момента подписания акта - до этого правообладателем остается сам фрилансер.

Если в договоре есть такое условие, вы становитесь владельцем прав на созданный объект и можете распоряжаться ими по своему усмотрению. Это важно, ведь по общему правилу права на созданные объекты ИС принадлежат их авторам (фрилансерам).

По своей природе, договор с физлицом, предусматривающий создание объекта авторского права или смежных прав - это договор о создании и использовании результатов интеллектуальной деятельности (ст. 986 ГК). Кроме того, поскольку создание какого-либо объекта на основании задания также укладывается в рамки подряда, то необходимо, чтобы договор соответствовал требованиям к договору подряда.

Нужно решить вопрос и с личными неимущественными правами автора объекта. В частности, с правом на имя.

В зависимости от желания автора, созданный объект (произведение) может использоваться с указанием имени автора, без него или с указанием псевдонима. Рекомендуем оговаривать в договоре, каким из трех способов фрилансер реализует свое право на имя. При этом у него есть право изменить свое решение и потребовать указания/удаления своего имени на экземплярах объекта.

В таком случае в договоре можно предусмотреть, что при изменении решения о реализации права на имя фрилансер обязуется возместить все убытки (прямой ущерб и упущенную выгоду), связанные с реализацией этого права, в полном объеме. Убытки могут быть вызваны необходимостью изъять из оборота уже выпущенные экземпляры объекта, оплатить работы по замене упаковки, материальных носителей и т.д.

У фрилансера есть и такие неимущественные права, как право на обнародование произведения и право на его отзыв. Поэтому рекомендуем в договоре прописывать, что фрилансер разрешает вносить необходимые изменения, сокращения, дополнения в результаты интеллектуальной деятельности, обнародовать их в любой форме. В свою очередь компания-заказчик должна гарантировать, что изменения, вносимые в результаты интеллектуальной деятельности, не будут наносить вреда чести, достоинству и (или) деловой репутации фрилансера.

Для заказчика также важно быть уверенным, что использование результатов работ не нарушает какие-либо права третьих лиц. Рекомендуем закреплять за фрилансером обязанность согласовывать с заказчиком использование в работе объектов интеллектуальной собственности, созданных третьими лицами (например, файлы фотостоков). Также можно в договоре предусмотреть, что фрилансер гарантирует, что результаты работ будут свободными от прав третьих лиц и не будут нарушать никаких их прав. За несоблюдение этого условия в договоре можно предусмотреть ответственность в виде возмещения убытков в полном объеме или неустойки в n-ом размере.

Передача результата работ. До проведения окончательных расчетов и подписания акта по договору рекомендуем предусматривать этап предварительной проверки или тестирования результатов работ. К примеру, закрепление обязанности фрилансера предоставить «демо-версию» для подтверждения того, что работа была выполнена.

Ответственность за нарушение сроков выполнения работ или оказания услуг. Как правило, она предусматривается в виде пени или штрафа, рассчитываемого за каждый день просрочки. Кроме того, в договоре можно прописать, что в случае нарушения срока передачи результатов работ (срока оказания услуг) более чем на 3 дня заказчик имеет право в одностороннем внесудебном порядке отказаться от договора.

Довольно часто при работе с фрилансерами из другой местности возникают вопросы в надлежащем оформлении документов. Например: нужны ли оригиналы подписанного обеими сторонами договора или достаточно обмена сканкопиями?

Для начала достаточно обменяться подписанными экземплярами договора по факсу или электронной почте, однако оригинал договора все равно нужен, поэтому придется или встретиться лично, или отправить по почте.

Что касается других документов (тех же актов), то в договоре можно предусмотреть условие о том, что документы, оформленные по факсимильной, электронной или почтовой связи, имеют такую же юридическую силу, как и оригиналы. Это избавит вас от дополнительных сложностей при обмене актами.

Налоги и сборы

Налоговые обязанности компании, пользующейся услугами фрилансеров, тоже отличаются - в зависимости от того, зарегистрирован фрилансер как ИП или нет. Рассмотрим оба варианта:

1. Фрилансер зарегистрирован в качестве ИП

Для компании это более простой и удобный вариант. Фрилансер самостоятельно рассчитывает и уплачивает налоги со своих доходов в зависимости от системы налогообложения.

Для компании лишь важен вопрос НДС: в случае если фрилансер применяет УСН без НДС или по иным основаниям освобожден от уплаты НДС, в договоре при определении цены работ (услуг) необходимо сделать указание о том, что обязанность по уплате НДС не возникает.

2. Фрилансер не зарегистрирован в качестве ИП

В таком случае у компании появляется обязанность исполнять роль налогового агента, то есть исчислять, удерживать с дохода, выплачиваемого фрилансеру, и перечислять в бюджет подоходный налог в размере 13%.

По общему правилу, эта обязанность возлагается на компанию и в том случае, если фрилансером является иностранец, не проживающий в Беларуси, или белорусский гражданин, постоянно проживающий за рубежом. В общем - если фрилансер не налоговый резидент Беларуси.

Но с рядом государств Беларусь имеет международные договоры по налоговым вопросам, которые могут устанавливать льготный режим обложения налогами доходов фрилансера или вовсе освобождать от обязанности платить налоги в Беларуси.

Пример. Для создания рекламных материалов своей компании и их распространения в интернете белорусская компания привлекает фрилансера - резидента Латвии. Обязуется заплатить ему за работу n-ую сумму. Между Латвией и Беларусью заключено Соглашение об избежании двойного налогообложения и предотвращении уклонения от уплаты налогов в отношении налогов на доходы, согласно которому налог с доходов фрилансера в Беларуси не должен уплачиваться.

При этом отмечу, что применить положения такого договора можно только в том случае, если у компании есть официальное подтверждение того, что фрилансер является резидентом государства, на соглашение с которым она ссылается. Как правило, это подтверждение выдается налоговыми органами иностранного государства в виде справки.

В нашем примере фрилансер должен предоставить справку, выданную латвийской налоговой, о том, что он для целей Соглашения является резидентом Латвии.

В любом случае, заинтересованным является фрилансер, а потому подготовка необходимых документов ложится на него.

Помимо подоходного налога, компания должна удержать и перечислить в ФСЗН 1% с дохода фрилансера взнос на пенсионное страхование. На компанию ложится и обязанность за счет собственных средств выплатить 26% на социальное страхование и 8% - на пенсионное.

При этом не имеет значения, является фрилансер гражданином Беларуси, иностранным гражданином или лицом без гражданства. Определенные льготы устанавливаются белорусским законодательством (к примеру, для сотрудников-иностранцев китайско-белорусского индустриального парка «Великий камень») или международными договорами (Договор о Евразийском экономическом союзе).

Бухгалтерская и иная отчетность

Если фрилансер не ИП, у компании, которая пользуется его услугами и выплачивает ему вознаграждение, возникает обязанность вести по нему учет начисленных и выплаченных доходов, удержанных и перечисленных в бюджет соответствующих налогов.

Обращаем внимание, что вести такой учет должны и те, кто применяет книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей.

За нарушение этой обязанности компания может быть привлечена к административной ответственности по ст. 13.5 КоАП. Предусматрен штраф от 5 до 50 б.в.

Кроме того, привлекая фрилансера-резидента Беларуси, не зарегистрированного в качестве ИП, компания обязана предоставлять в орган ФСЗН по месту постановки на учет документы персонифицированного учета по форме ПУ-3 (ежегодно). А если застрахованное лицо не состояло на учете, то еще и предоставить в орган ФСЗН форму ПУ-1 (в течение 5 дней со дня заключения договора подряда с физическим лицом).

В заключение отмечу, что ответственный подход в формулировании условий договора позволит в будущем избежать проблем и споров как с самим фрилансером, так и с третьими лицами.

Хотите мгновенно получать уведомления о новых материалах и событиях «Про бизнес.»? Подписывайтесь на наш канал в Telegram!