Нужные советы компаниям, которые впервые организовывают деловую конференцию или семинар

- Конференция как метод продвижения услуг или продуктов компании является не только прекрасным маркетинговым инструментом. Она позволяет мобилизовать интеллектуальные силы вашей команды. Чтобы быть в форме, сотрудникам надо иногда выходить из зоны комфорта и пробовать себя в иных рабочих ситуациях.

Организация конференции

Впечатление от качественных докладов должно подкрепляться спокойным сервисом и отличной организацией. Залог успешного планирования - подробное продумывание каждого элемента:

• как о конференции узнает аудитория;
• как участники доберутся до места проведения;
• где припарковать транспорт;
• как происходит выдача бейджей;
• как будет осуществляться рассадка;
• как организовать питание.

Не спешите с этапом планирования и подготовки. Распишите все составляющие. Укажите зоны риска, составьте тайминг работ, обозначьте точки контроля. Конечно, в масштабных проектах желательно участие специалиста с опытом проведения мероприятий или профессионального консультанта. Но если подготовку конференции курирует сотрудник без достаточных знаний, рекомендую следующее.

Приглашения на конференцию. В письме необходимо подробно описать тематику, поднимаемые вопросы. Указать время и темы докладов, ФИО докладчиков. В приглашении конкретизируйте информацию о целевой аудитории (бухгалтерия, отдел снабжения, технический отдел).

Если приглашаемые организации - государственные, рекомендую оформлять приглашения на фирменных бланках вашей компании, с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции и отправкой заказными письмами.Это позволит увеличить процент попадания писем адресатам.

После отправки приглашений обязательно обзвоните организации для подтверждения участия. Повторный звонок необходимо сделать накануне конференции, согласно составленному списку участников.

Анонс конференции в СМИ. Поможет собрать большее количество участников, повысить значимость для тех, кто еще не определился с ее посещением.



Информация о проведенной конференции - ваша реклама с важным информационным поводом. Качественное освещение может быть соизмеримо по цене с затратами на саму конференцию. Таким образом, ищите оптимальное соотношение цены и охвата аудитории. Помните, что вы не только информируете о проведенном мероприятии, но и делаете PR компании как лидера отрасли и создателя трендов.

Тайминг. Оптимальная продолжительность доклада - 30-40 минут (но не более часа). За это время можно раскрыть тему, удержать внимание аудитории, а также не «перегрузить» ее потоком информации.

Презентации участников будут транслироваться с помощью проектора. Арендуя помещение для конференции, уточните наличие необходимого оборудования: проектора, устройства для синхронного перевода, микрофона с колонками и т.д.

Раздаточные материалы. Для участников конференции необходимо подготовить пакет материалов, которые должны содержать информацию об организации. Помните, что перед вами - целевая аудитория. Поэтому обеспечьте участников материалами, которые можно забрать и использовать после конференции. Кроме того, каталоги будут переданы другим заинтересованным сотрудникам или отделам, не участвующим в конференции.

В качестве раздаточных материалов обычно готовятся и канцелярские принадлежности: блокнот или бумага для записей, ручки с логотипом, фирменный пакет или папка.

Питание и кофе-паузы. На этапе поиска помещения для конференции обращайте внимание, обеспечивает ли арендодатель питание и обслуживание. Если нет, эти услуги можно будет заказать у кейтеринговых компаний.

В зависимости от продолжительности на конференции может быть разное количество перерывов. Рекомендуется делать паузы через каждые 3 часа докладов. Если мероприятие раннее или участниками являются гости из других городов/стран, первый кофе-брейк может быть запланирован во время их регистрации. Предложите гостям крепкий кофе/чай с легкими закусками.

Вот время обеда происходят знакомства участников, обмен мнениями. Столы должны быть сервированы заранее. Обеспечьте быстрое и ненавязчивое обслуживание.

Если доклады продолжатся и после обеда, закончить мероприятие можно дружеским ужином. Это позволит позитивно завершить мероприятие, ответить на персональные вопросы участников, а возможно и обсудить новый заказ.

Поиск места

По наблюдениям «Про бизнес.», если рассматривать популярный вариант проведения мероприятий в отелях, то стоимость аренды конференц-залов в них может быть разная. В зависимости от формы расстановки столов и стульев («Стандарт», «Театр», «Класс», «П-форма»), один и тот же зал может вмещать разное количество участников. Вот информация с сайтов двух отелей Минска:

Обычно при аренде зала в ресторане обязательно заказывать и питание участников. На сайте гостиницы «Планета» указаны вот такие расценки на одного гостя:

• Кофе-брейк: $ 7;
• Обед: $ 16 (без учета спиртных напитков);
• Ужин: $ 20 (без учета спиртных напитков).

Стоимость аренды конференц-зала в пригороде Минска, по данным сайта arendazala.by:

Еще несколько мест, где можно арендовать помещения для конференции или семинара:

• Площадки для коворкинга.
• Учебные заведения.
• Бизнес-центры.
• Спортивные комплексы.
• Торгово-развлекательные центры.

Общий бюджет

- При сохранении описанного плана проведения конференции (продолжительность - день, с обедом, ужином и кофе-паузами), численностью участников 100 человек бюджет может составить примерно $4 000-15 000 (без учета затрат на рекламную кампанию в СМИ), в зависимости от выбранного места проведения.

Сегодня целесообразность проведения конференции зависит от состояния конкретной отрасли и ожидаемой эффективности. Я рекомендую не отказываться от подобного рода мероприятий. В кризисные времена, как известно, наблюдается не только спад экономической активности - в них заложен и потенциал для развития. Кризис дает возможность занять лидирующие позиции среди конкурентов при качественном маркетинге и планировании. Оптимизируйте план конференции и, соответственно, бюджет. Его сокращение не стоит рассматривать как автоматическое ухудшение качества мероприятия. Вариант снижения стоимости:

• нестандартное место проведения (например, пригород);
• изменение продолжительности;
• обсуждение стоимости аренды зала с арендодателями (в условиях кризиса спрос на предоставление услуг падает, поэтому возможны скидки).

Оценка эффективности

Эффективность проведения конференции отследить достаточно легко. Есть очевидные результаты - количество поступивших заказов от участников. Однако есть результаты и неочевидные. Они выражаются в последующем привлечении новых лояльных клиентов.