Партнерский материал Дмитрий Малахов, «Про бизнес» 8 июня 2021

«Избавились от „зоопарка“ техники» — вот что теперь помогает этой компании в онлайн-переговорах

С переходом на «удаленку» удобство и статусность офиса отошли на второй план — зато стало заботить качество связи на онлайн-встречах. Вот пример — недавно компания SolbegSoft перешла на комплексные решения от Logitech. Чем это лучше стандартного набора «веб-камера+ноутбук», делятся операционный директор компании SolbegSoft Оксана Могуленко и руководитель ИТ-департамента Евгений Бабенков.

— Как ваша компания переходила на гибридный режим работы в начале пандемии?

О.М.: В марте 2020 года мы стартовали проект по переезду в собственное здание. Наверное, единственный плюс, который был в пандемии, — она дала больше времени службам, которые готовили новый офис.

Главная задача, которая стояла перед компанией, — наладить эффективную коммуникацию с удаленщиками.

Сейчас дистанционно работает от 80 до 90% коллектива (это порядка 400 человек, из которых около 380 — в Минске). Тем, кто выбрал такой вариант работы, компания помогала перевозить домой технику. Оставшиеся личные вещи ждут наших ребят в офисах.

— Как собирали обратную связь от сотрудников по новым условиям работы?

О.М.: HR-служба вне зависимости от пандемии проводит опросы для определения уровня удовлетворенности, лояльности команд. Плюс у нас работают people partner — сотрудники, одной из главных задач которых является коммуникация с сотрудниками и сбор отзывов.

Согласно исследованию Microsoft, время, затраченное на встречи, увеличилось более чем в два раза по всему миру. 73% опрошенных работников выступают за сохранение гибкого формата работы.

— Изменилась ли производительность сотрудников с переходом на гибридный режим работы?

О.М.: В чем мы убедились точно — так это в том, что если руководитель в отдельной команде качественно организует управленческую работу — разницы между офисной и дистанционной работой нет. Если есть проседания в результате, задержки, проблемы — решение этих задач не зависит от режима работы. Финансовые показатели нашей компании растут — думаю, это и есть самый главный показатель успеха.

— Какие цели ставила компания, покупая оборудование Logitech для видеоконференций?

О.М.: У нас были четкие цели, но не связанные с пандемией.

1. Уйти от «зоопарка» техники. Ранее у нас были митингрумы, оборудованные разной техникой, от разных производителей. Сотрудникам было сложно ориентироваться в разнообразном оборудовании при организации переговоров. В каждой отдельной переговорной нужно было выполнять свои действия, определенным образом подключаться и т.д.

2. Выбрать максимально универсальное решение (которое работало бы не только с решениями от Microsoft, такими как Teams, Skype, но и с другими платформами).

3. Повысить качество звука и картинки. Практика показывает, что уровень качества связи положительно влияет на взаимоотношения с клиентами и партнерами. Наши инвестиции в инфраструктуру — это проявление заботы о них. Практически все коммуникации с заказчиками происходят удаленно, и важно произвести хорошее впечатление, в том числе — качеством звука и картинки. Ранее мы сталкивались с проблемами: кто-то из участников встречи не мог подключиться, могла пропасть связь и т.д. Нам важно было избавиться от этих слабых мест.

— Почему остановились на комплекте конференц-камера Logitech Meetup + сенсорный контроллер Logitech Tap? Какие конкурентные преимущества этих решений были важны при выборе решений?

Е.Б.: Основными критериями при выборе стали:

1. Надежность и качество. Учитывали и репутацию производителя, и наш опыт взаимодействия с техникой ее производства.

2. Техническая поддержка. У представителей Logitech она оказалась лучше, чем у конкурентов. Например, в случае поломки нам готовы в течение одного рабочего дня поменять оборудование. Плюс нам оказали помощь при тестировании и установке систем видеоконференций.

3. Возможности кастомизации (настройки «под себя»). В данном случае они оказались довольно широкими и нас устроили.

О.М.: Большим плюсом для нас стала возможность бесплатно протестировать оборудование в течение месяца. Мы подключали сотрудников, которые на тот момент работали в офисе, к тестовому использованию оборудования для звонков команде или заказчикам.

— Как вы интегрировали решения от Logitech в работу компании, не возникло ли проблем при установке и настройке?

Е.Б.: Установили и настроили все довольно быстро. Сперва нам нужно было разобраться с работой оборудования самим, потом мы провели обучение тех, кому это было интересно и нужно по работе.

О.М.: «Привыкание» к новому оборудованию не обошлось без смешного момента. Перед Новым годом я с коллегами проводила итоговую конференцию. Но не успела она начаться, как собеседники «с той стороны экрана» пожаловались, что видят только меня! Мои коллеги просто оказались «невидимками». Сначала мы предположили, что проблема в камере.

А потом разобрались: в Teams есть функция настройки фильтров, она автоматически «подхватывает» подключенное оборудование. Я не обратила внимания, что на старте трансляции фильтры оказались включенными, происходило принудительное размытие заднего фона. К счастью, разобрались быстро, отключили фильтр, и трансляция прошла успешно.

Кстати, за время удаленной работы наши дизайнеры создали брендированные фоны-заставки, которые мы используем при общении с заказчиками. Удаленная работа стимулирует креатив сотрудников. Например, один из коллег сфотографировал свое рабочее место и сделал это изображение фоном. Теперь при созвонах он все время в офисе, в любое время дня и ночи:)

— Легко ли использовать решения для видеоконференций от Logitech в ежедневной работе?

О.М.: Думаю, даже человек без опыта сможет разобраться за 10−15 минут. Мне оказалось достаточно 5-минутного разъяснения нашего системного администратора.

Всего у нас в переговорных установлено 7 систем Logitech MeetUp и Tap. После инсталляции систем мы подготовили простую инструкцию и повесили ее на QR-код, который физически есть в каждой переговорной комнате. Сотрудник может отсканировать его смартфоном и разобраться в настройках.

— Устраивает ли вас и ваших сотрудников качество картинки и звука системы?

О.М: Да, устраивает. Позитивным опытом можно считать проведение инфосессии на 300+ человек при помощи этого оборудования. Мероприятия, в ходе которых руководство компании делится новостями и планами, а сотрудники могут задать им вопросы, мы проводим регулярно. Когда проходят онлайн-встречи такого уровня, это всегда проверка на прочность.

Сотрудники думают: «Мы — ИТ-компания, у нас и картинка, и звук должны быть на самом высоком уровне!»

Мы собирали обратную связь прямо во время инфосессии, и негативных отзывов не было.

С приходом пандемии функции традиционного офиса изменились: теперь все чаще это коммуникационный хаб, объединяющий сотрудников, работающих откуда им удобно (в том числе — использующих платформы других вендоров).

Поэтому Microsoft открыла программу Teams Meeting Rooms — комплексную платформу, объединяющую гибкие сценарии и опытных партнеров — производителей оборудования для быстрого и простого развертывания системы видеоконференций для любых помещений.

Простота подключения дополняется эффектом присутствия, независимо от местонахождения участников и вида используемых устройств, безопасностью корпоративного уровня и поддержкой всех возможных сценариев Teams, а также — интерактивных экранов и досок. Методы искусственного интеллекта обеспечивают максимальную производительность для всех участников совещаний.

— Вы используете системы Logitech вместе с программой Microsoft Teams. Почему именно с ней, какие преимущества у нее по сравнению с аналогами?

Е.Б.: Во-первых, мы — компания — партнер Microsoft. Наши сотрудники работают в основном с программными решениями этого вендора, мы строим свои продукты и предлагаем услуги на базе решений Microsoft.

Во-вторых, мы стремимся к универсальности используемого программного обеспечения. Microsoft Teams, как решение «из коробки», легко интегрируется с прочими системами этого вендора: SharePoint, Exchange, Office 365, системами виртуализации и другими продуктами.

В-третьих, есть множество приятных функций, которые просто делают работу в Teams комфортной. Например:

Если мне пишет заказчик ночью из Америки, а у меня Teams выключен — это сообщение дублируется на почту
Можно фиксировать договоренности из Sharepoint с занесением их в Teams
Есть возможность организовывать различные тематические встречи/мероприятия, группы по интересам
Можно не только пошарить свой экран, но и передать управление кому-то для возможности воспроизведения определенных действий.

Ну, и не будем забывать про кроссплатформенность: Teams работает и на Windows, и на MacOs, и даже на некоторых версиях Linux и на мобильных платформах.

— Как вы работаете с клиентами, у которых Teams не установлен?

Е.Б.: Как правило, мы все же создаем обсуждение в Teams и отправляем клиенту приглашение пообщаться там. Если он предпочитает другую платформу, то мы подключаемся к ней, но все равно используем оборудование Logitech.

Единственный нюанс: с Teams и Skype система стартует по умолчанию, автоматически, а вот для подключения к другим платформам придется сделать несколько манипуляций вручную, чтобы настроить конференцию. Но, скорее всего, эти продукты добавят в будущем, вместе с обновлениями.

— Требуют ли новые системы дополнительного обслуживания со стороны администраторов или технических специалистов?

Е.Б.: Нет. Но для людей, которые никогда не работали с такими системами и которым не хочется читать инструкцию, в первый раз может потребоваться помощь наших специалистов. Однако это, скорее, исключение. А вот раньше, когда у нас в каждой переговорке стояли системы от разных производителей, помощь требовалась часто. Иногда не включался звук или HDMI «не видел» оборудования. С переходом на системы Logitech помощь технических специалистов в подготовке к телеконференциям не нужна.

— Есть ли вещи, которые хотелось бы улучшить в работе системы?

Е.Б.: Оборудование Logitech отлично работает на десктопах и ноутбуках с Windows и MacOs, а вот поддержки мобильных устройств не хватает. У нас же, со стороны заказчиков, такие запросы возникают часто — многим людям удобно подключаться к обсуждению рабочих вопросов со смартфона. Будем ждать, что такую поддержку включат в следующих обновлениях.

Microsoft Teams также предоставлена на платформах Android и iOS, а оборудование Logitech линеек Rally, Group, MeetUp можно подключать к мобильным телефонам на Android и iOS в режиме гарнитуры через Bluetooth.

О.М.: В целом работа систем устраивает. Но, скажем, Logitech Tap имеет выносной микрофон с определенной дальностью действия. Для больших переговорных ее не всегда хватает: если спикер находится на расстоянии нескольких метров — его уже может быть плохо слышно.