Партнерский материал Диана Каленик, «Про бизнес» 3 февраля 2021

Пандемия на пользу: как агентство нашло дополнительный рабочий день благодаря «удаленке»

Что плохого случилось за время пандемии — вы уже явно знаете. А мы хотим напомнить, что позитив — это то, что помогает идти дальше. Вот пример: команда агентства THE MOST нашла для себя плюсы в сложном 2020 году. Посмотрите, что рассказывает его руководитель Александр Щербич — возможно, вы с ним согласитесь.

Компания: THE MOST

Год основания: 2017

Специализация: диджитал- и ивент-маркетинг

Количество сотрудников: 7 человек

Клиент Альфа-Банка: с 2017 года

— 2020 год был трудным для всех, но нужно идти дальше. Нашу команду, например, сильно подбадривают плюсы, которые мы смогли найти в этом сложном периоде. С удовольствием делимся ими — возможно, вы узнаете в этих фактах себя или найдете что-то новое на пользу бизнесу.

Научились создавать онлайн-ивенты

Раз офлайн-ивенты свернулись, мы освоили новые форматы в онлайне. Например, один из наших клиентов — радио Unistar — собирался отметить 20-летний юбилей. Почти полгода мы готовили закрытый фестиваль на несколько тысяч человек. Мы уже договорились с площадкой и звездами — двумя зарубежными, одной российской и целым пулом белорусских. Правда, оплату не вносили — были опасения, что все может отмениться…

И в мае 2020 заказчик принял решение о смене формата. Это было связано не только с пандемией, но и с изменением курса валют.

На переформатирование концепции и подготовку оставалось около двух месяцев. Мы остановились на идее онлайн-квиза. За 20 дней разработали сайт и игровую механику. Все желающие смогли поучаствовать в квизе и выиграть билет на концерт «Би-2». В эту активность мы вовлекли более 5 тысяч человек.

Еще один пример — у крупной иностранной компании была традиция под вывод нового продукта проводить небольшой ивент в офисе. А так как почти весь офис был на карантине, перед нами стояла задача провести презентацию нового продукта онлайн и вовлечь максимум из 300 сотрудников. Мы организовали квиз, и в нем поучаствовали более 100 человек. Отклик был очень позитивный, а по стоимости обошлось как минимум в 2 раза дешевле традиционного ивента.

Конечно, у онлайн-мероприятий есть минусы. Они не дают эмоций и энергии, которая возникает, когда вокруг люди. Поэтому полностью от «живых» корпоративов компании не отказываются. Ведь люди почти год сидели в изоляции, и всем хочется пообщаться с коллегами, почувствовать корпоративный дух. Знаю ситуации, когда на офлайн-корпоратив зовут только тех, у кого есть иммунитет, подтвержденный справкой о наличии антител.

Создали мобильный офис на все случаи жизни

Раньше мы использовали несколько бизнес-решений. К примеру, покупали место на Google Drive, коммуникацию вели в Telegram или Viber, для презентаций использовали Zoom. С ростом объема цифровой коммуникации мы поняли, что это не всегда удобно. Например, чтобы отправить кому-то презентацию, нужно сохранять ее на компьютере, затем пересылать через Google Drive.

Сейчас все интегрировано в одно решение, которое сильно упрощает работу, — Microsoft Teams. В одном месте есть и календарь, и почта, и презентации, и совместная работа над любыми документами. Все коммуникации находятся в едином пространстве, там же хранятся все данные, в том числе записи звонков. Так мы получили полностью мобильный офис.

Сэкономили время бухгалтера с корпокартами

Про корпоративные карты Альфа-Банка я знал давно, поэтому в компании мы завели их на весь управляющий персонал. У нас такая специфика: бывает, нужно что-то купить и оплатить «здесь и сейчас». В 99% случаев я могу расплатиться картой онлайн, в остальных — через ЕРИП.

Корпоративные карты Альфа-Банка Visa Business и Visa Business Platinum — это комфорт и выгодные условия для всей команды. С ними вы забудете о необходимости выдавать деньги сотрудникам под отчет и оформлять платежки. Карта сэкономит время вашего бухгалтера и поможет оперативно оплачивать все необходимое для развития вашего бизнеса.

Карту вы можете оформить за пару минут в мобильном банке «Альфа-Бизнес Мобайл» или интернет-банке «Альфа-Бизнес Онлайн». Там же можно смотреть выписки, историю операций, блокировать карты и устанавливать лимиты по ним.

Вы можете добавить корпокарту в Apple Pay, Samsung Pay или Кошелёк Pay и рассчитываться телефоном или часами где угодно. Ваши деньги будут доступны 24/7, а наличные можно будет снять в любой стране мира и в любой валюте.

В дальнейшем мы прониклись удобством этого инструмента и завели корпоративную карту для остальных сотрудников. Это законно, официально и сильно экономит время: не нужно выписывать товар по безналу, запрашивать счет, оплачивать по договору, ехать получать… Можно прийти в магазин и просто купить все нужное для проекта по корпокарте.

Представим ситуацию: менеджеру нужны бокалы на мероприятие, и он случайно находит подходящие. Ему не надо тратить время на выписку, оплату по безналу и получение — можно купить и просто взять копию чека.

А недавно мы делали тираж новогодних открыток для подарков и в последний момент обнаружили небольшую опечатку. Подарки были уже собраны, нужно было начинать их развозить. Побежали в печатный центр напротив офиса, расплатились картой, потратили 15 минут. Если бы выписывали счет, отправляли его в бухгалтерию на оплату, ехали в типографию — это заняло бы минимум полдня.

Заказать корпокарты можно быстро — мы это сделали онлайн в интернет-банке. Кстати, там удобно смотреть, кто и когда провел операцию, что покупал. На все операции по карте приходит СМС-оповещение — легко отслеживать расходы и остаток на счету. А скорость зачисления средств меня до сих пор впечатляет — они появляются на карте за пару минут.

Нашли дополнительный рабочий день в месяц

Встречи с клиентами, подрядчиками, сотрудниками мы перевели в онлайн. И это сильно сэкономило время на переезды. Раньше для часовой встречи нужно было планировать как минимум несколько часов, включая дорогу и парковку. А сейчас достаточно включить ноутбук и расшарить на всех презентацию.

С переходом встреч в онлайн каждый сотрудник экономит на поездках как минимум рабочий день в месяц, а вся команда — почти неделю. Это время мы теперь можем потратить на качество работы со своими клиентами или привлечение новых.

Верим, что к лету пандемия отступит

Тяжело было всем, но никто из клиентов в прошлом году не свернул активность «в ноль». Да, урезались бюджеты, переносились сроки. Но многое делалось наперед — например, если клиенты знали, что у них проект в ноябре, то мы начинали его готовить в мае. Потом «клали на полку», чтобы ближе к назначенной дате сделать небольшой апдейт и запустить. Так что в 2020 году не было ни одного дня, чтобы мы не работали.

Сейчас мы готовим два больших офлайн-фестиваля (на 20+ и 50+ тысяч человек) на лето 2021 и очень надеемся, что они состоятся. Естественно, с соблюдением всех мер предосторожности.