Новости компаний На правах рекламы, 5 октября 2018

"Пожар" в бизнесе: тушить или предотвращать?

Комплексная система управления предприятием UDATA — новые возможности для развития вашего бизнеса!

Ни для кого не секрет, что одним из условий успешного развития бизнеса является оперативное принятие решений, основанных на полной и достоверной информации о текущей деятельности организации. Однако в настоящее время это практически невозможно без внедрения современного программного обеспечения для управленческого учета. Большинство белорусских компаний пользуются разрозненными инструментами для сбора и анализа информации о деятельности предприятия, принимая решения скорее на основании ощущений и интуиции. Меньшинство «состоявшихся» компаний тратят значительные ресурсы, покупая не адаптированные к реалиям конкретного рынка программные инструменты, после чего из-за сложностей с обучением персонала и отсутствия видимого эффекта практически их не используют. Открыть новые возможности и вывести ваш бизнес на новый уровень поможет инновационный программный продукт UDATA, разработанный в компании «ЮнайтедТиМ».

Обратимся к управляющему директору компании Владимиру Мельникову для получения ответов на вопросы о предназначении и возможностях UDATA.

— Начнем с главного: что представляет собой UDATA?

— UDATA — это программное обеспечение для управленческого учета в торговых, сервисных и производственных компаниях. Она представляет собой целый программный комплекс, который в зависимости от потребностей организации, направления ее деятельности и пожеланий руководства дополняется необходимыми служебными файлами. В конечном итоге это позволяет создать простую, понятную и эффективную систему управленческого учета.

— Почему было принято решение создать новый программный продукт? Это вызвано текущими потребностями рынка?

— Программный продукт UDATA был разработан на основании изучения потребностей отечественных и зарубежных организаций и с учетом многолетнего опыта работы специалистов нашей компании. Дело в том, что сегодня на многих предприятиях используются разрозненные программы и системы учета, в большинстве случаев абсолютно не адаптированные к конкретным условиям работы. На их доработку и настройку могут уйти многие годы, но бизнес не может ждать! Компании тратят слишком много времени на сбор информации, однако анализировать ситуацию и принимать решения необходимо в данный конкретный момент, «здесь и сейчас». Внедрение UDATA позволяет в корне изменить ситуацию и значительно повысить эффективность работы предприятия.

Наша комплексная система обеспечивает оперативный доступ ко всем необходимым данным, что дает возможность быстро принимать правильные управленческие решения на основании анализа деятельности предприятия, выраженного в конкретных цифрах и фактах.

— Что означает само название — UDATA?

— Полное наименование нашего программного продукта — United DATA, что в переводе означает «объединенные данные». Можно заметить, что оно перекликается и с названием нашей компании — UnitedTeaM. А сокращенно мы именуем наш продукт UDATA.

— Чем UDATA отличается от программного обеспечения, которое традиционно используется на предприятиях для управленческого учета?

— Мы разработали принципиально новый, работающий продукт, кардинально отличающийся от представленных сегодня систем управленческого учета. Причем как на отечественном, так и на зарубежном рынке.

Так, например, системы, разработанные в странах Западной Европы, отличаются высокой стоимостью и длительным этапом внедрения. При адаптации к конкретному виду бизнеса такие программы требуют длительной настройки и зачастую значительной доработки, поэтому иногда данный процесс может затянуться на несколько лет. Следует отметить и сложность перехода на работу с таким ПО, причем как для руководящего состава предприятия, так и для обычных работников. В этом случае необходимо достаточно длительное дополнительное обучение сотрудников, что влечет за собой новые затраты — как финансовые, так и временны́е.

При разработке UDATA мы собрали воедино все необходимые современному бизнесу срезы. В результате мы смогли создать систему, которая изначально, ЧТО НАЗЫВАЕТСЯ, ИЗ КОРОБКИ, на 80−90% подготовлена к использованию в любой компании. UDATA уже адаптирована для различных направлений бизнеса (торговля, производство, сервисное обслуживание и т.д.), поэтому ее установка и настройка производятся в кратчайшие сроки.

Следует особо отметить и положительное отношение к UDATA персонала организаций, которые осуществляют ее внедрение. И это закономерно, ведь сотрудники, ранее работавшие с традиционными офисными программами, не испытывают проблем при переходе на наше программное обеспечение. Кроме того, оно может быть легко адаптировано с учетом требований рынков стран СНГ.

Все это стало возможным благодаря тому, что UDATA была разработана на основе собственного управленческого опыта. Подчеркиваем: мы не теоретики, а практики. UDATA давно стала частью нашего бизнеса и отлично зарекомендовала себя в процессе использования.

— А в чем преимущество использования UDATA для руководителей?

— В первую очередь — в оперативном получении полной и достоверной информации. Руководителю больше не нужно обращаться за ней к бухгалтеру, сотрудникам отдела маркетинга или продаж, другим профильным специалистам: все данные каждое утро отображаются в специальном служебном файле на рабочем столе. Содержание документа будет полностью отображать текущую ситуацию в организации. Причем руководитель или другие ключевые сотрудники могут ознакомиться с этой информацией, находясь в любом уголке мира, где можно получить доступ к интернету.

Это большое преимущество для владельцев компаний: они могут не присутствовать в офисе, но быть в курсе всех событий, не принимая непосредственного участия в оперативном управлении. С UDATA они спокойно могут уехать в отпуск и знакомиться с состоянием дел за утренним кофе в каком-нибудь прекрасном месте мира. При этом исключается необходимость совершения серии звонков и долгого поиска сотрудников, владеющих необходимой информацией.

Теперь время, которое раньше использовалось на поиск информации, освобождается для анализа полученных данных и оперативного принятия решений. Мы сразу можем ответить на вопрос, почему возникла какая-либо проблема, и быстро принять меры по ее решению. А в большинстве случаев просто не допустить ее появления. Таким образом, мы переходим на качественно новый уровень управления.

UDATA — это не только программное обеспечение. Это в первую очередь методология, система отчетности и контроля, которая позволяет собирать и анализировать большое количество данных в автоматическом режиме. По сути, компьютер сможет сам производить базовый анализ с помощью определенных алгоритмов, которые можно изменять в зависимости от сложившейся ситуации.

— Можно ли привести конкретный пример?

— Конечно. Самый распространенный. Импортеры, занимающиеся закупкой товаров у зарубежных партнеров, как правило, сталкиваются с одной и той же проблемой: отсутствие необходимого ассортимента товаров в достаточном количестве на складе в определенный промежуток времени. Специалист, ответственный за закупки, теряет большое количество рабочего времени, пытаясь получить всю необходимую информацию для оформления заказа. Начиная от работников склада и менеджеров по продажам, через финансовую и транспортную службу лежит его тернистый путь к получению оперативной информации. Получая ее, он несколько дней кропотливо собирает все воедино, оформляет этот «шедевр» по правилам поставщика и, уставший, но довольный, наконец отправляет данные. Мало того что этот закупщик может потратить на всю процедуру не один рабочий день, а «ручной» сбор данных значительно увеличивает вероятность возможных ошибок (кто-то предоставил не все данные, кого-то не оказалось на месте и т.д.), но он еще и начинает этот процесс не в конкретную дату, а «по наитию» или даже тогда, когда товара УЖЕ нет на складе.

Использование UDATA позволяет максимально оптимизировать этот процесс. Система способна самостоятельно и точно в расчетное время сформировать и предложить менеджеру по закупкам практически готовый заказ. В зависимости от полученных оперативных данных сотрудник может просто внести правки в форму — обычно не более чем на 20%. И теперь вместо нескольких дней процесс оформления заказа займет 15−20 минут. Включая отправку.

— Расскажите, пожалуйста, о том, как работает UDATA, более подробно.

— Основным программным продуктом является UDATA: в эту базу данных вносится вся необходимая информация. В зависимости от направления деятельности организации, ее структуры и некоторых других важных моментов UDATA дополняется необходимыми расширениями, которые по сути представляют инструменты MS Office. Они составляют единый комплекс, и это значительно больше, чем просто программное обеспечение. Это система, построенная на выверенной методологии с использованием интуитивно понятных бизнесу правил и инструментов.

UDATA образует систему управления предприятием, которая позволяет анализировать ситуацию, делать прогнозы и, конечно же, осуществлять контроль. При этом руководитель сможет оперативно принимать решения, расставляя «красные флажки» на стратегически или тактически важных направлениях, и своевременно получать достоверную информацию. Например, об имеющейся дебиторской и кредиторской задолженности, остатках товара на складе, неликвидах, выполнении плана по продажам, отгрузкам и по другим необходимым срезам данных. Это позволит предотвратить возможное возникновение проблем, что, конечно же, гораздо выгоднее для организации, чем устранять их последствия. Кроме того, со временем база собирает информацию, обучается и сама предлагает возможные варианты решения управленческих вопросов.

Рассмотрим особенности работы с UDATA на конкретных примерах:

В компанию обращается клиент, для которого крайне важны сроки поставки.

Программа использует определенный алгоритм, на основании имеющихся данных моментально анализирует ситуацию и выдает результат, в котором будут учтены все факторы, влияющие на этот процесс (срок отгрузки товара поставщиком, процесс таможенного оформления, получение сертификата и т.д.). Поэтому мы сразу можем назвать срок получения заказа.

Финансовому директору необходимо точно знать, какие денежные поступления на счета компании ожидаются в ближайшее время.

При оформлении заказов все данные, в том числе сроки оплаты, вносятся в базу. На основании этой информации финансовый директор может сделать выводы о состоянии счетов компании на конкретные даты и в соответствии с этим планировать расходы. Кроме того, программа сообщит ответственным сотрудникам об установленном времени проведения платежей. Возможно, им понадобится связаться с клиентами и напомнить о необходимости вовремя совершить платеж, скорректировать сроки оплаты или изменить условия договора.

Клиент вовремя не произвел оплату товара.

Во-первых, управляющий директор сразу получает об этом информацию, если он выбрал в настройках программы возможность видеть все просроченные платежи. Он может контролировать ситуацию либо при необходимости принять меры по ее разрешению. Во-вторых, если клиент ранее уже допускал задержку оплаты, то при соответствующих настройках система принимает определенные меры. Например, следующий его заказ сможет быть оформлен только после дополнительного разрешения уполномоченного сотрудника, которое отображается в программе. В результате руководство абсолютно точно знает, кто и по каким причинам оформил заказ проблемному клиенту.

— Вы уже упоминали о том, что сотрудники не испытывают трудностей при переходе на UDATA. А как происходит сам процесс обучения?

— UDATA имеет интуитивно понятный интерфейс и не требует длительного переобучения, и это является нашим конкурентным преимуществом.

Данный программный продукт мы создавали с учетом собственного опыта работы и, соответственно, ориентировались на наших сотрудников. Мы изначально ставили перед собой цель создать систему, которая бы не требовала длительного специального обучения, поэтому освоить программу предельно просто. Для этого достаточно иметь базовые навыки работы с ПК. Кроме того, при необходимости пользователи могут получить подсказки — они появятся при наведении курсора на нужное поле. Можно также посмотреть обучающие видеоролики, где подробно показано, как выполнить определенные действия: куда перевести курсор или какую кнопку нажать.

Простота использования программы позволяет избежать ситуации, когда все вынуждены обращаться за помощью к одному или нескольким коллегам, обладающим «сакральными знаниями». Любой сотрудник, имеющий представление о работе с программами учета, легко освоит UDATA в кратчайшие сроки.

— Как происходит внедрение UDATA и сколько времени это занимает?

— Все необходимое программное обеспечение устанавливается специалистами нашей компании. Обычно этот процесс занимает около четырех часов. Примерно столько же времени необходимо и для базового обучения сотрудников работе с UDATA. Конечно же, при условии, что они ранее работали с какими-либо системами учета. Таким образом, переход на наше программное обеспечение можно осуществить в течение одного рабочего дня.

— А что можно сказать о сроке окупаемости?

— В большинстве случаев UDATA окупается в течение года либо еще быстрее. Во многом это зависит от отношения руководства, собственников компании к процессу внедрения. Необходимо создать в компании определенный набор стандартных процедур, регламентов, функциональных и должностных инструкций и как минимум на первом этапе строго контролировать их выполнение. Мы сами неоднократно прошли этот процесс, поэтому готовы поделиться опытом и оказать помощь и сопровождение на каждом этапе.

Приведу пример эффективного внедрения UDATA. В работе любой торговой компании присутствуют два ярких показателя, по которым можно судить о результатах использования нашего программного обеспечения. Это количество недогруженных и неликвидных товаров. Если в ответ на поступившую заявку компания по каким-то причинам не может отгрузить товар (например, он в этот момент просто отсутствует) или на складе накопились значительные остатки неликвидного товара, необходимо принимать срочные меры. Ведь по сути это замороженные средства собственников или кредитные деньги, за пользование которыми необходимо платить проценты. Даже при снижении только двух названных показателей наши партнеры в течение первого года получают результат, который свидетельствует о том, что UDATA полностью окупилась.

Наша система показывает точное количество неликвида на складе на любую дату, а также фиксирует и систематизирует запросы, которые по каким-либо причинам не были удовлетворены. Руководитель в любое время может ознакомиться с этой информацией и при необходимости принять конкретные меры. Например, поставить задачу менеджерам обратить первоочередное внимание на продажу залежавшихся товарных остатков, а финансовому департаменту — провести уценку таких продуктов. Можно пойти и другим путем: определить для менеджеров допустимый процент неликвидных остатков и внедрить систему премирования за выполнение плановых показателей. Главное — появляются абсолютно конкретные цифры, на основании которых делаются выводы и принимаются решения.

Количество неликвидных товарных остатков и недогруженных товаров зависит от вида бизнеса, но в среднем составляет около 20% от выручки. Таким образом, мы рискуем пятой частью выручки, причем чаще всего из-за неправильного планирования заказов и отсутствия анализа неликвидных позиций на складе. А для того чтобы изменить ситуацию, необходимо учитывать статистику за определенный период и фиксировать все поступающие заказы, вне зависимости от того, есть ли на складе необходимый товар. Наличие подобной процедуры в компании невозможно без подробного описания бизнес-процессов и необходимого для сопровождения процесса ПО. Все это, конечно же, есть в комплекте поставки UDATA.

Таким образом, при грамотном использовании наше программное обеспечение достаточно быстро окупается. Например, для компании с выручкой 200 000 рублей в месяц 20% — это значительная сумма. Даже если мы снизим процент невыполненных заказов с 20 до 10, эффект будет очевиден. А в крупных организациях с большим оборотом результаты будут еще более впечатляющими.

— Ранее организация использовала другое программное обеспечение. Что происходит с данными, накопленными за предыдущие годы работы? Можно ли перенести их в новую систему?

— Конечно же, необходимо сохранить статистику за прошедший период. Поэтому мы создали так называемые блоки сопряжения, которые позволяют перенести данные в нашу систему практически из любой существующей на сегодняшний день бухгалтерской или управленческой базы данных.

— Компании из каких сфер бизнеса используют UDATA?

— Как я уже неоднократно повторял во время интервью, этот продукт используют компании из самых разных сфер. По моему мнению, это в первую очередь связано с тем, что мы говорим с бизнесом на одном языке. Мы знаем на собственном опыте, что значит строить систему управления и контроля в холдинговой структуре, когда компании, входящие в состав холдинга, расположены в разных странах, а сотрудники имеют разный уровень обученности, вовлеченности, лояльности, да еще и разговаривают на разных языках. Это компании разного уровня и сфер деятельности.

Приведу три самых интересных примера из перечня сфер бизнеса, где успешно внедряется наша система и программный продукт: крупное машиностроение, общепит, госучреждение сферы услуг. Ну, а в первую очередь — это торгово-производственные компании и компании-импортеры.

— А как они оценивают результаты ее применения?

— Мы постоянно получаем обратную связь, причем не только от компаний, которые уже являются нашими партнерами. Ведь мы осуществляем полное сопровождение программного продукта на всех этапах его внедрения. Наши специалисты не только наблюдают за происходящими изменениями, но и интересуются мнением руководства, а также сотрудников, которые непосредственно работают с UDATA. И нас очень радуют многочисленные положительные отзывы. Ведь это значит, что мы движемся в правильном направлении!