Top.Mail.Ru
Управление персоналом
«Про бизнес» 11 октября 2019

Хотите провести корпоратив за границей — узнайте, каких ошибок нужно избегать

Фото с сайта dokarpat.com.ua
Фото с сайта dokarpat.com.ua

Компании затевают выездные корпоративы (MICE) с разными целями: увеличить лояльность сотрудников и партнеров/клиентов, поощрить за достигнутые цели отделы продаж или всю компанию, усилить HR-бренд, провести переговоры в приятной обстановке или обучение для топ-менеджмента. И любое такое MICE-мероприятие вполне можно провести силами собственного HR-отдела. Артем Жадан, cооснователь L.I.M.E. up Agency, рассказал об основных нюансах организации, которые помогут вам избавиться в этом случае от форс-мажоров и разочарований.

— Так как наша компания специализируется на MICE-мероприятиях, мы накопили достаточно опыта в их организации и примеров того, как делать не стоит и чего упускать нельзя. Этим опытом я и хочу поделиться.


Артем Жадан
Артем Жадан
Сооснователь L.I.M.E. up Agency

Вот какие ошибки не стоит совершать, если вы решили самостоятельно запланировать корпоративный выезд своих сотрудников за пределы страны.

1. Несоответствие цели и бюджета

Главное, от чего стоит отталкиваться при планировании, это даже не бюджет, а достижение определенной цели и решение соответствующих ей задач. Например: зарядить команду маркетинга и продаж на достижение амбициозных KPI. И только когда вы точно понимаете, что мероприятие точно стоит организовывать за пределами страны, просчитайте примерный бюджет: транспорт и проживание — основные статьи расходов MICE-мероприятия. Возможно, взвесив этих два фактора, вы поймете, что стоит отказаться от мысли выездного мероприятия и провести его в Беларуси.

Если пожеланий по программе гораздо больше, чем может позволить бюджет, то, может, лучше не рисковать и перенести мероприятие на следующий год. Вы же хотите добиться wow-эффекта у всех участников?

Приведу пример самого дешевого на моей памяти MICE-мероприятия: отдых в Литве для ИТ-компании на 45 человек — за € 7 тысяч. В эту сумму вошли тур с транспортом из Минска на три ночи в усадьбе под Вильнюсом, кухня, алкоголь и развлечение (надувные препятствия на воде). И, естественно, минимальный набор экскурсий. Я пытался объяснить клиенту, что за такую сумму ничего не получится, но компания стояла на своем — хотим выездной корпоратив и за такой бюджет. А в итоге деньги, потраченные на тур, на мой взгляд, себя не оправдали — в том смысле, что и в Минске есть та же природа, усадьба, алкоголь и водные препятствия.

Целью было сплочение команды, но за такую же сумму тимбилдинг можно было вполне провести и у нас — и гораздо масштабнее.

2. Выбор неактуального направления

Направление поездки тоже должно зависеть от целей. Некоторые компании горят желанием отправить свои команды куда-нибудь в Таиланд или на Бали на тимбилдинг, но в этом нет смысла: долгий перелет, затем приход в чувство, акклиматизация и пр. Этот вариант возможен разве что для крутых айтишников, которые сделали большой проект и могут позволить себе долгий дорогой поощрительный тур.

Белорусские компании только начинают практиковать такие выезды, это в основном тестовые недолгие бюджетные варианты — Львов и Киев. Получается очень интересно и дешево. Например, тур на 21 человека с авиаперелетом, 4-звездочным отелем в центре города и питанием во Львове обойдется около $ 8800. Для ориентира привожу пример таблицы просчета стоимости поездки.

Следующим этапом могут быть Карпаты зимой или Грузия.

Фото с сайта planb.ua
Фото с сайта planb.ua

Вариант сложнее для искушенных из наших кейсов — путешествие плюс квест по Питеру на группу в 40 человек. Здесь ориентироваться нужно уже на сумму за $ 30–32 тысячи. Но идеологически, на мой взгляд, это очень релевантная активность: и на интеллект, и не сильно подвижная, и пивные ребусы. Главное — заранее найти подрядчиков, которые организуют подобные активности на месте.

3. Отсутствие чек-трипа из-за ограничений бюджета

Часто в погоне за экономией упускаются многие важные вещи, которые не позволили бы вашему туру скатиться в пропасть форс-мажоров. Обязательная часть организации — чек-трип — выезд проверяющего на место за 2–3 дня до поездки основной группы. При самостоятельном составлении MICE-мероприятия лучше всего, чтобы эту роль исполнил главный организатор или его помощник, т.к. кто-то должен проконтролировать выезд основной группы, а кто-то — встретить на месте.

Самый яркий и свежий кейс из нашей практики — поощрительный выезд в Стамбул с интенсивом и корпоративом на 25 человек с бюджетом $ 17 тысяч. Независимо от того, что привлекался местный партнер по ряду вопросов (отель, программа), в последний момент я решил поехать и проверить все сам. Яхта и рестораны были в отличном состоянии и ждали гостей. Заселился в отель в шикарный номер: фрукты, вино, терраса. Но я понимал, что организатору могли дать комнату лучше, поэтому решил проверить остальные номера: из 15 я перебронировал 8 номеров! Многие из них выходили окнами во двор-колодец, а оттуда шел затхлый запах, воняло канализацией, да и сами номера были очень темными.

Двух приличных номеров не хватило — пришлось отдать гостям свой. Еще один выменял у российских туристов — естественно, с доплатой.

Чек-трип — это очень желательная часть организации, ведь отдых или работа проходит в другой стране, и если компания желает провести его спокойно, лучше 7 раз отмерить.

Наличие такой проверки зависит от бюджета мероприятия и согласования с клиентом. У нас чек-трип входит в стоимость мероприятия с бюджетом от $ 20 тысяч.

Экскурсия в Стамбуле. Фото из архива компании L.I.M.E. up Agency
Экскурсия в Стамбуле. Фото из архива компании L.I.M.E. up Agency

4. Отсутствие запасных вариантов

Существуют форс-мажоры из разряда «солнечного затмения», которые надо решать в считаные минуты. Поэтому у HR-специалиста или другого организатора, у которого нет базы подрядчиков, должно быть запланировано несколько запасных вариантов. Особенно стоит обратить внимание на четкое понимание каждым из подрядчиков того, что именно вы хотите получить: если это рестораны, то чем будут кормить и каких гипоаллергенных продуктов надо избегать при готовке; если это организаторы активностей, то что они из себя представляют и кому противопоказаны. Соответственно, вы должны знать о своей группе гостей все — от пожеланий до болячек.

Например, в том же Стамбуле у нас был инцидент с гидом. Во время экскурсии по городу он решил не рассказывать о самых важных достопримечательностях, а говорил о шопинге и торговцах. И мое напоминание о том, что мы договаривались на определенную экскурсию с определенной информацией, не помогло… Пришлось в то же мгновение распрощаться с гидом и вести гостей в кафе, чтобы сгладить момент. Я же оперативно связался в менеджером в Минске. К счастью, нам быстро удалось найти другого экскурсовода, который через полчаса недалеко заканчивал свой тур и мог присоединиться к нам.

Тогда все сложилось удачно: удалось сработать быстро, а пауза в кафе отлично зашла, т.к. было холодно, и туристы заодно согрелись. Но реагировать оперативно гораздо лучше, когда у вас заранее будут заготовлены запасные варианты и договоренности с другими гидами еще до выезда из Беларуси.

На примере этой истории можно продемонстрировать еще один важный нюанс: наличие сопровождающего.

На группу в среднем 30 человек нужен один организатор, который полностью погружен в программу поездки и имеет контакты со всеми подрядчиками.

Мы, например, всегда используем сопровождающих, т.к. на их плечи ложится основная ответственность за четкое следование программе и релевантность всех заявленных активностей.

Фото с сайта spb-roof.top
Фото с сайта spb-roof.top

5. Неправильно выстроенная программа

Программа также зависит от целей и бюджета поездки, и зачастую «больше» не значит «лучше». Для многих гостей поездка за границу — это уже новые эмоции. Поэтому все активности и мероприятия должны идти по нарастающей их интенсивности.

Если взять, к примеру, самый распространенный формат таких поездок — «интенсив-тур» (поощряющий), то структура может быть следующей:

  • Первый день. Лучше сделать общее знакомство с городом и ужин в ресторане с красивым видом.

  • Второй день. На этом этапе можно добавить эмоций и красок: не перегружая участников историческими фактами, организовать квест по городу с привлечением актеров, мастер-класс по национальной кухне у местной семьи. Для ужина лучше выбрать топовый и знаменитый ресторан, где обслуживание и подача блюд вызывают восторг. Как вариант, организовать ужин на яхте с диджеем и музыкой.

  • Последний день. Идеальное время для свободной программы: гости уже более-менее знакомы с местностью и могут заняться собственными «исследованиями». Но продумать альтернативные варианты все равно необходимо. Узнайте, кому что интересно, и сформируйте, например, три группы: шопинг, экскурсия и музеи.

Если взять пример зарубежной конференции, то она всегда делится на деловую и развлекательную часть. Если цель компании в этом мероприятии — укрепить имидж, то достаточно будет обойтись только качественной организацией официальной части и дать свободное время.

Вместо вывода. По нашим подсчетам, есть около 75 пунктов, которые нужно учесть только при подготовке MICE-мероприятия! Чек-лист по непосредственному проведению зависит от программы, количества дней и гостей и может быть больше и в 5 раз! Поэтому главный совет — отнеситесь внимательно к каждой мелочи, находите заранее запасные варианты и создайте чек-таблицу, где столбцы — это время, название активности, место ее проведения, что из реквизита нужно, кто ответственный и комментарии, а строки — каждое движение группы во времени и пространстве.

Читайте также

Платный контент

0067193