Войти
  • 2,04 USD 2,0378 +0,0082
  • 2,39 EUR 2,3937 +0,0022
  • 3,45 100 RUB 3,4463 -0,0038
Личный опыт
«Про бизнес» 5 декабря 2017 1

Уйти в минус на $12 800 и не пожалеть. Организаторы BIGSMMDAY рассказали, сколько и на что потратили

Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте
Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте

Сколько стоит организовать деловое мероприятие, если вы готовы не экономить на нем? Своими доходами и расходами с нами поделилась команда организаторов конференции BIGSMMDAY в Минске. Событие проходит четвертый раз, и в этом году за 3 дня оно собрало более 500 человек.

— У нас было 15 килограмм кофе, 38 часов без сна, 44 человека и бесконечное множество оранжевых подушек от «Одноклассников». А также 37 спикеров, пятерка топовых блогеров и несколько представителей крупного бизнеса.


Евгения Макаревич
Евгения Макаревич
Директор SMM-академии Rocket, организатор BIGSMMDAY

Мероприятие собрало 456 человек в офлайне и еще 110 в онлайне. Подготовка заняла 3,5 месяца. В организации приняло участие 14 сотрудников Академии Rocket и агентства UFOX: 2 event-менеджера, 2 project-менеджера, 2 копирайтера, 2 дизайнера, 3 sales-менеджера, таргетолог, контекстолог, креативный директор. А еще 30+ волонтеров во главе с руководителем.

Фото из личного архива Академии Rocket
Фото из личного архива Академии Rocket

В последние дни продаж билеты стоили 50 белорусских рублей на онлайн-просмотр, 105 — за живое участие в течение двух дней и 265 рублей за три дня. Это дешевле, чем на аналогичные конференции по диджитал, пиар или продажам. Цена обусловлена новизной рынка, его пока еще малым объемом в общей доле, и, как следствие, невысокими зарплатами и бюджетам на SMM.

Мы пообещали, что гостям в этот раз мало не покажется. Мы хотели продемонстрировать, какими могут быть конференции, если работать не на экономию, а на результат. На кофе-брейках мы не подавали печенье, потому что знали, как после него хочется спать. А угощали оригинальными сэндвичами, канапе, молотым кофе. Спикерам мы дарили не просто пакеты с партнерской продукцией, а прикольные женские и мужские бюсты с фирменной символикой. И многие задавались вопросом «Сколько стоило организовать ЭТО?». Поделимся, сколько стоит организовать событие, которым мы гордимся.

Мы потратили $ 34 741. На что?

Мы выделили 8 основных направлений в бюджете.

1. Маркетинг — $ 5973.

  • Размещение digital-рекламы: таргетированная, контекстная, баннерная реклама, промопосты, реклама в Stories, размещение роликов в бизнес-центрах, на радио и телевидении. Мы использовали ВКонтакте, Facebook и Instagram.
  • Работа подрядчиков (рекламное агентство UFOX)
  • Размещение статей, рассылка
  • Создание рекламного ролика. Сценарий разрабатывали сами, для монтажа нанимали подрядчика. Но он нам так понравился, что с 1 декабря мы взяли его в штат
  • Работа штатного дизайнера
  • Создание сайта. Тексты мы писали своими силами, а программную и дизайнерскую работу выполнял подрядчик из Санкт-Петербурга.
Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте
Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте

2. Помещение — $ 8577. Мы выбрали «ОК16» — это новая площадка в Минске, которая, в отличие от отелей, не задирает стоимость аренды и разрешает организовывать свой кофе-брейк. Мы компенсировали недостаток уюта ярким оформлением и активациями.

Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте
Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте

В эту статью расходов мы включили:

  • Аренду помещения — порядка $ 1500
  • Оборудование, освещение, мебель. Дополнительно арендовали проекционный экран, 10 микрофонов, кликеры, флипчарты, закупали переходники. Из мебели понадобились диваны, столы для кофе-брейков, барные стулья для зон активности. Установили на улице биотуалеты, чтобы избежать очередей у основных санузлов.
  • Работу уборщицы
  • Декор и оформление. Мы брендировали сцены в двух залах, вешали крылья-баннеры вокруг экранов, горизонтальные и вертикальные баннеры в залах, ставили мобильные перегородки для разделения залов. Все работы выполнило агентство полного цикла
  • Партнерские активации. Например, «Одноклассники» сделали фотозону в виде бассейна с плюшевыми подушками-ОКами, а также повесили карту белорусских брендов в «Одноклассниках». А еще раздавали призы за количество просмотров прямой трансляции в ОК Live. Банк «Москва-Минск» захотел зону для нетворкинга, а WEBPAY — интерактивную игру «Игры Разума».
Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте
Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте

3. Спикеры — $ 5011. Мы пригласили 37 спикеров, 15 приехали из других городов и стран. В среднем один спикер обошелся нам в $ 250−300. Гонорары мы не платили — они соглашались, потому что ценят собственное продвижение, новые контакты и просто бесплатную поездку в другой город или страну. В стоимость вошли:

  • Перелеты
  • Проживание в Bon Hotel на 1−2 ночи
  • Завтраки в отеле, обеды — 1 день в ENZO, второй день в Simple
  • Трансферы по Минску на такси «Пятница»
  • Подарки. Мы дарили женские и мужские бюсты с фирменной символикой.
Фото из аккаунтов kokoby и в Instagram
Фото из аккаунтов kokoby и vasilybogdanov в Instagram

4. Удобство гостей — $ 4681. Тут надо отметить умение договориться о бартере, а также партнерство со многими полезными людьми. Иначе цифра была бы в два раза больше.

  • Кофе-брейки. Мы не подавали печенье, потому что знали, как после него хочется спать. А угощали сэндвичами, канапе и другими закусками ручной работы. Кофе у нас молотый, потому что мы сами кофеманы и знаем, как он важен
  • Прямые трансляции
  • 2 фотографа и видеооператоры
Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте
Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте

5. Развлечения — $ 2100. Хотя, казалось бы, всевозможные free drinks и welcome food могли влететь в копеечку, а шоу барабанщиков The STRESS вообще должно было потянуть на кругленькую сумму. В озвученную сумму входило:

  • Afterparty в клубе LOFT. Там мы оплачивали приветственный фуршет, welcome drinks, работу диджея и ведущего, кавер-бэнда
  • Открытие конференции выступлением шоу барабанщиков — $ 350
  • Закрытие конференции неоновым шоу — $ 135

6. Полиграфия — $ 2445. Какими бы современными ни были технологии, пока мы не можем отказаться от бейджиков, сувенирной продукции и других мелочей. И если вы хотите, чтобы их не выкидывали в урну, не складировали на полки, не жалейте денег на качество. Мы, например, сделали крутые двусторонние блокноты, а не обычные, как на всех конференциях в СНГ. Мы платили за:

  • Дизайн
  • Печатную продукцию
  • Форму волонтеров.

7. Сотрудники — $ 5134. Зарплаты, премии, вознаграждения сотрудников, плюс оплата сервисов, которые мы используем в своей каждодневной работе: Getresponse, SMMplanner, Getcourse, AMOCRM.

Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте
Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте

8. Дополнительные затраты — $ 1000. Сгоревшие переходники, канцтовары, удлинители, вода — в этот список может попасть что угодно. Просто имейте в виду, что на непредвиденные расходы у вас должна быть заложена N-сумма. Мы же потратились на допечатку бейджей, покупку новых переходников (старые сгорели прямо на мероприятии), покупку стаканов (привезенные разбили), дозакупку кофе и воды.

Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте
Фото из сообщества BIG SMM DAY во ВКонтакте

Наша выручка составила $ 21 956, из них $ 13 565 — это проданные билеты, а остальное — партнерские пакеты. Приятное закончилось, потому что минус составил $ 12 740. Но мы были к этому готовы. И не раз заявляли, что BIGSMMDAY — это игра «в долгую», вклад в репутацию, в развитие рынка SMM в Беларуси.

Мы готовы устраивать еще и еще мероприятия, чтобы все узнали, что в Беларуси SMM существует. В этот раз мы не просто внесли свою лепту в формировании рынка social media в Беларуси, но еще и объединили игроков рынка России и Беларуси, показали бизнесу, как пользоваться социальными сетями, устроили масштабный нетворкинг. А благодаря партнерству с Одноклассниками мы показали холдингу Mail.ru наши возможности и перспективы.

Кстати, знакомиться друг с другом мы учили предпринимателей на протяжении предыдущих двух лет. И наконец-то они начали делать это самостоятельно! Без специальных заданий и развлекательных пауз.

И напоследок — лайхфхаки

Заранее прописывайте форс-мажоры. Даже самые нереальные. Вплоть до высадки спецназа на мероприятии. Так вы сможете в стрессовой ситуации не полагаться на себя и свою команду, а иметь четкие руководства к действию.

Не бойтесь просить бартер. У вас станет больше друзей, а смета уменьшится. И обязательно поощряйте тех, кто договаривается об этом бартере. Мы, например, своих девочек отправили на неделю в отпуск и подарили им поход в SPA.

Всегда делайте все про запас. Техника может выйти из строя, люди могут внезапно докупить билеты, гости могут приехать с голодного острова прямо к вашему кофе-брейку.

Не верьте подрядчикам, что все проверено/готово/окей. Проверьте лично, позовите других посмотреть со стороны.

Имейте своих засланных казачков среди зрителей. Пусть они подмечают, что говорят в толпе, и дают вам обратную связь.

Держите в команде людей с реакцией мангуста в стрессовых ситуациях. Они не будут поддаваться всеобщей панике, найдут вашу инструкцию по форс-мажорам и начнут ее выполнять.

Отсматривайте презентации спикеров заранее. Не думайте, что их экспертность убережет вас от косяков.

Не жалейте время на генпрогон. Он спасет вас еще от 20% косяков.

Не экономьте на маркетинге. Даже если вы делаете супермегадолгожданное шоу, человеку нужно 4−5 касаний, чтобы принять решение о покупке. В нашем случае «плотину прорвало» за 3 дня до мероприятия. И произошел долгожданный sold out.

Не расстраивайтесь. Всегда будут люди, которым не понравился спикер, был неудобный стул, мало бутербродов, некрасивый блокнотик. Но эти частные мнения — не показатель для всеобщего настроения.

Подпишитесь и читайте нас в Facebook!

Подписывайтесь на наш канал в Telegram!
telegram.me/probusiness_io

Комментарии

Войдите, чтобы оставить комментарий

Paviel Łaŭcevič6.12.2017

Ребята, то, что вы рассказали, это провал в глазах опытного организатора. "Non-profit", "For fun", "придумайте свое определение" мероприятие по логике должно выходить "в ноль", а не генерировать такой дикий минус, да еще на четвертый год проведения.

Спорно утверждать о незрелости рынка и вашей готовности по этой причине на минус, если вы способны собрать почти 500 человек.

Что же вы хотели донести этой статьей? =)

P.S. Желаю успеха в проведении будущих мероприятий и удержания расходов в рамках бюджета. =)

Платный контент

0059026
Подпишитесь на рассылку «Про бизнес»