Как оптимизировать командировочные расходы – советы топ-менеджера бухгалтерской компании

Деловые переговоры за рубежом — на повестке дня каждой третьей компании, несмотря на COVID и сложности с авиасообщением. Соучредитель бухгалтерской компании «Директ Актив» Вера Солянкова считает, что это неудивительно, ведь не все вопросы можно решить по Skype. Кто сегодня продолжает путешествовать по рабочим вопросам и как можно делать это эффективнее для вашего бизнеса, выбрав правильные банковские продукты?

ИТ, фармкомпании и промышленники путешествуют, несмотря на пандемию

ИТ-сектор увеличивает выручку в каждом квартале в 3−4 раза, стартап-акселераторы продолжают отбирать проекты для венчурных и простых инвестиций. Инвесторы хотят «прощупать» объект вложений при личной встрече. Основатели ИТ-компаний отправляются на зарубежные переговоры: поездки в Москву и полеты в Киев в I квартале 2021 были частым явлением.

Активно ездят в зарубежные командировки представители фармацевтических компаний. В эту сферу сейчас перенаправлены денежные потоки из других отраслей, которые потеряли свою актуальность на фоне пандемии. Популярностью пользуются экзотические направления: такие страны Африки, как Конго или ЮАР, принимают у себя белорусские делегации и прилетают к нам для обмена опытом и технологиями. Представителям фармсегмента важно посмотреть на производственные мощности, сотрудников и сырье.

 — В командировки ездят и другие производственники, для которых образцы продукции или сырья имеют большой вес в принятии решения о подписании контракта. В Китае, к примеру, важны личные договоренности (договор с рукопожатием) и контроль процесса, поэтому просто отправить на производство сырье или сделать заказ недостаточно для качественного результата. Контролировать процесс 1 раз в 2−3 месяца — правильное решение, — уточняет Вера Солянкова.

Цена вопроса — от 1000 долларов на 1 человека за 4 дня командировки

Структура командировочных расходов пополнилась для компаний новым пунктом — ПЦР тестом, сдавать который приходится зачастую и по вылету, и по прилету. Выросли цены на авиабилеты, поймать нужный рейс стало сложнее из-за уменьшения их числа, а сегодня и из-за частичной блокировки воздушного пространства над Беларусью. В данном случае выручает регулярный поезд Минск — Москва. Полноценно летать из Москвы в страны Европы белорусы пока не могут из-за ковидных ограничений, поэтому российская столица может на какое-то время стать для белорусов командировочным хабом.

Во сколько же сегодня может обойтись командировка?

— Стоимость гостиницы — до $ 150  за ночь. Такси в месте командирования и питание включены в суточные. Размер суточных варьируется от $ 25 для России, и это в 3 раза меньше, чем норма для Германии. В общей сложности командировочные расходы на 1 человека на 4 дня обходятся в $ 1000, — приводит цифры эксперт.

Для делегаций, вылетающих от промышленных компаний, к расходам часто добавляются закупка образцов и оформление делегаций на заводы/фабрики. Нужно учитывать это при формировании бюджета.

Выгодное бронирование и комфортная отмена — идеальный микс для компаний

Бронировать отель, билеты или рабочее пространство для деловой встречи или презентации во всем мире принято через специальные сервисы — это просто, выгодно, удобно. Дополнительные бонусы и скидки можно получить, оплачивая вашу бронь, счета в ресторанах и магазинах корпоративной картой премиального класса.

Такая карта также гарантирует вам и вашим сотрудникам дополнительный комфорт вдали от дома. Многочасовые перелеты и ожидания в аэропорту больше не будут такими утомительными. Как правило, владельцы премиальных корпоративных карт могут бесплатно пользоваться программой Lounge Key и отдохнуть в ожидании вылета в VIP-зале аэропорта.

Корпоративная карта минимизирует ваши потери в форс-мажорных ситуациях. Если сотрудник, который должен был отправиться в командировку, заболеет или его рейс отменят, то вернуть деньги за бронирование можно будет прямо на карту.

— Любая компания может оформить своим работникам корпоративные карты, с помощью которых абсолютно легально, быстро, прозрачно будут совершаться все бронирования. Важно, что корпоративная карта позволяет не смешивать свои персональные финансы и расходы на нужды компании, — поясняет эксперт.

Доступ к счету компании в любое время

Подготовка к командировке всегда должна проводиться скрупулезно: важно определиться с составом участников, целями поездки, составить список образцов, которые важно купить, и выделить нужную на это сумму. Сегодня цена оплошности возрастает в разы, особенно если речь идет о другом континенте. Важно, чтобы у откомандированного сотрудника был доступ к счету компании 24/7 и чтобы на нем было достаточно средств для закрытия сделки.

— Я как бухгалтер понимаю, насколько важно, чтобы у всех сотрудников в командировке было достаточно средств, чтобы заключить непредвиденную, но очень важную сделку, купить редкие образцы или совершить незапланированный перелет. Мы видим, как наши клиенты решают этот вопрос с помощью корпоративной карты Visa Platinum Business от МТБанка. Карта открывает компании доступ к оведрафту на сумму до 20% от среднемесячного оборота, который будет доступен владельцу карты в любое время. Это значит, что ни сотруднику, ни бухгалтеру, ни топ-менеджеру не придется нервничать после окончания рабочего дня о том, что из-за нехватки средств в моменте сорвалась сделка на миллион, — рассуждает Вера Солянкова. Для контроля расходования средств по корпоративным картам МТБанка у бухгалтера или директора компании есть доступ к бесплатному сервису «Корпоративная карта онлайн», который позволяет в режиме 24/7 делать онлайн-выписки по счету с корпокартой, подключить СМС-оповещение, изменить лимиты или заблокировать карточку.

С Visa Platinum Business оплата представительских расходов превращается в простой и предсказуемый процесс. Организовывая официальный прием для партнеров на территории другого государства, вы можете быть спокойны за оплату любых счетов.

Каждый платеж — это экономия на курсовых разницах

Каждый зарубежный платеж с Visa Platinum Business не только удобен и полностью безопасен, но и выгоден для вашей компании.

• Регулярные командировки обходятся компаниям недешево, поэтому экономия всегда приветствуется. Сократить расходы можно, например, за счет специального курса конвертации валюты по Visa Platinum Business. Это действительно удобно. Вам не нужно думать о том, как и когда купить разные валюты, какие конкретно суммы понадобятся в каждой стране, куда потом использовать и как учесть ту сумму, которую вы не истратили. В какой бы валюте ни происходили ваши зарубежные расчеты по корпоративной карте МТБанка, они будут проведены по специальному курсу обмена, — поясняет Вера Солянкова.

Visa Platinum Business — это современный финансовый инструмент, который уже стал частью управленческой культуры прогрессивных белорусских компаний. Четкое разграничение персональных и корпоративных расходов, упрощение бухгалтерского учета, экономия на курсовых разницах и специальные бонусы от партнеров программы, — все это новый уровень комфорта, которого вы достойны.

Оставьте короткую заявку на оформление карты на сайте МТБанка, выберите валюту счета — BYN, EUR, USD, подключите для удобства управления счетами новый интернет-банкинг MTBusiness или установите современное мобильное приложение для бизнеса и смело приступайте к реализации больших планов вашей компании!